电子档案分类标引标准.docxVIP

电子档案分类标引标准

我干档案管理工作快二十年了，前半程跟纸质档案打交道，那时候从国家到单位都有成熟的分类标引规则，整档找档都按章来，很少出乱子。最近十几年单位信息化转型，所有文件都开始生成电子版本，刚开始大家没当回事，各部门随便存，文件名随便起，分类全凭个人习惯，我遇过太多次急着找文件翻遍所有共享文件夹都找不到的窘境，最离谱的一次是投标要拿三年前的项目资质文件，最后在一个命名为“新建文件夹(3)”的压缩包里才翻出来，距离交标只剩十分钟，全办公室人都捏了一把汗。从那之后我最深的感受就是：电子档案不是把电子文件存起来就算完，没有一套统一清晰的分类标引标准，再多电子档案都是一盘散沙，用的时候根本抓不住。本文就结合我这么多年实际工作的经验，聊聊电子档案分类标引标准的相关内容，给同行们做个参考。

1电子档案分类标引标准的基础概念与制定必要性

要谈标准，首先得把最基础的概念说清楚，也得明白为什么我们非要花功夫定这么一套标准，不是多此一举，是实际工作逼出来的需求。

1.1核心概念界定

所谓电子档案分类标引，其实分成分类和标引两个部分，简单说就是先把手里的电子档案按一定的规则分成不同的类别，把内容性质、业务关联的档案归到一起，再用规范的符号、文字把档案的内容特征、形式特征标记出来，方便后续存储和检索。分类是基础，把档案先“归好队”，标引是给档案做“身份证”，让你需要的时候能一眼认出来、快速找