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2026程序文件——记录管理程序

1.目的

本程序旨在规范组织内所有记录的创建、标识、收集、编目、存储、保护、检索、保留和处置过程，确保记录的真实性、准确性、完整性、可用性和安全性。通过系统化的记录管理，为组织的决策提供可靠依据，保障业务活动的可追溯性，满足法律法规及相关方要求，并促进知识传承与管理效率的提升。

2.范围

本程序适用于组织内所有部门及员工在各项业务活动中产生的，以及从外部获取的具有保存价值的各类记录。记录形式包括但不限于纸质文档、电子文档、音频、视频、图表、照片等。凡涉及组织运营、管理、技术、质量、财务、人力资源等关键活动的记录，均在本程序管理范畴之内。

3.职责

3.1管理部门

组织内指定的记录管理牵头部门（如办公室或质量管理部）负责本程序的制定、修订、解释、监督与推广执行。其职责包括组织记录管理培训，审核记录管理流程的有效性，协调解决跨部门记录管理问题，并定期组织对记录管理工作的合规性检查。

3.2各业务部门

各部门负责人为本部门记录管理的第一责任人，负责确保本部门人员理解并遵守本程序要求。组织本部门记录的产生、收集、整理、标识、归档和日常保管工作，指定专人（或兼职人员）负责部门内记录的具体管理，并配合牵头部门的检查与审计。

3.3全体员工

所有员工在其工作范围内，均有责任按照本程序要求创建和维护真实、准确、完整的记录，确保记录的及时归档，并妥善保管