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2026年企业合同档案安全保密制度

为规范本企业及下属全资、控股子公司、分公司（以下统称“各单位”）合同档案全生命周期安全保密管理，防范商业秘密泄露、数据合规风险，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国档案法（2020修订）》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业档案管理规定》《电子合同订立规范（GB/T36298-2023）》《跨境数据流动安全评估办法（2024修订）》及2025年工信部发布的《企业合同档案管理行业规范》等法律法规、行业标准要求，结合本企业实际经营情况，制定本制度。

1适用范围与责任划分

1.1本制度适用所有合同类档案的保密管理，涵盖纸质合同档案、电子合同档案及衍生档案三类：其中纸质合同档案包括合同正本、副本、签署页原件、配套附件（合作方资质文件、报价单、验收单据、履约凭证等）；电子合同档案包括电子签署版合同原文、哈希校验值、区块链存证凭证、签署过程日志、元数据（签署IP、身份认证信息、时间戳等）；衍生档案包括合同谈判纪要、内部审批流转单、履约跟踪记录、纠纷诉讼/仲裁文书、审计核查记录等。

1.2本企业合同档案安全保密管理实行“分级负责、权责统一”原则，法定代表人为第一责任人，分管档案管理工作的副总经理为直接责任人，各单位主要负责人为所属单位合同档案保密第一责任人。档案管理部为牵头执行部门，负责合同档案的归档、存储、查阅审批、日