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档案数字化扫描加工规范

我做档案数字化加工相关工作快十年了，见过太多因为扫描加工环节不遵守规范，导致整批数字档案不合格，最后不得不推翻重来的例子，也碰到过不少刚入行的新人觉得规范都是没必要的条条框框，偷偷省步骤最后吃了大亏。其实档案数字化扫描看起来只是“把纸扫成电子图”，实际是整个数字档案建设的基础环节，扫描质量直接决定了后续数字档案能不能用、能不能存，甚至能不能支撑后续的档案利用。本文结合我实际工作中积累的经验，整理出一套完整可落地的扫描加工规范，供同行和刚入行的朋友参考。整个规范从前期准备到最终交付，分为四个核心环节，每个环节都有明确的操作要求，我们一步步来说。

1扫描加工前期准备规范

前期准备是很多人容易忽略的环节，但恰恰是这一步做不好，后面再怎么补都没用，我刚入行的时候就因为省了清点核对的步骤，差点捅了大篓子，所以对这一步的重要性感触特别深。

1.1档案实体的预处理与清点核对

首先接到加工项目，第一步必须和委托方的档案管理人员共同完成实体档案的清点交接，按照委托方提供的档案目录，逐盒逐件核对总数量、档号，确认和目录一致之后再签字接手，要是发现有缺件、错装的情况，第一时间标注出来告诉委托方，不能自己私下补或者改，更不能假装没看见蒙混过关。清点完成之后就要做预处理，第一件事就是拆除档案上的所有装订物，不管是订书钉、回形针还是铁夹，全部都要拆干净，残留的订书钉不仅会划伤扫描仪