行政必备：会议会务工作流程清单.docxVIP

第

第PAGE1页共NUMPAGES4页

行政必备：会议会务

工作流程清单

阶

段

工作

序号

工作

任务

详细

描述

时间

节点

责任

人

是否

完成

注意事项

补充说明

(一)

会议确认

基础信息确认

1

确定会议名称与主题

明确会议核心目标（比如“年度战略规划会”），需与发起部门确认主题准确性

会前

30天

行政主管

√

主题需简洁明了，避免模糊表述

2

协调会议时间

通过Doodle和邮件调研收集高管及关键参会人空闲时段，避开节假日及行业大事件

会前

30天

行政主管

√

至少预留2-3个备选日期

3

场地选址与评估

对比3家以上场地（面积、设备、价格），制作《场地评估表》提交审批

会前

25天

后勤主管

√

优先选择免费内部会议室，外部场地需提前考察消防和停车条件

4

签订场地协议

明确费用、违约条款、设备支持清单（如投影、白板、茶歇服务等）

会前

20天

后勤主管

√

协议需法务审核，押金支付留凭证

5

拟定与会人员名单

按部门提交参会需求，区分“必须参会”与“列席”，标注外地人员需住宿情况

会前

20天

行政助理

√

预留10%机动名额应对临时调整

6

制定会议议程

细化每项议题的起止时间、发言形式（PPT讲解/自由讨论），标注茶歇及休息时段

会前

18天

会议负责人

√

议程需提前发送至主讲人确认内容

7

酒店住宿安排

与协议酒店确认房型