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养老机构档案管理员岗位职责及档案管理规范操作指南

养老机构档案管理员岗位职责

一、档案收集与整理

1.入住老人档案收集

负责在老人入住养老机构时，及时收集其完整的个人资料。包括但不限于身份证、户口本、健康体检报告、既往病史记录、近期照片、紧急联系人信息等。与各部门密切协作，确保资料收集的全面性和准确性。例如，与护理部门沟通，获取老人的生活习惯、特殊需求等信息；与财务部门对接，收集费用缴纳相关资料。

对收集到的入住老人档案资料进行初步审核，检查资料是否齐全、信息是否清晰准确。对于不完整或存在疑问的资料，及时与相关人员联系补充或核实。如发现老人健康体检报告中某项指标缺失，及时联系家属或送老人再次检查，确保档案信息的完整性。

2.员工档案收集

收集新入职员工的个人简历、身份证、学历证书、专业技能证书、健康证明等入职资料。在员工入职后的一定时间内，持续收集其培训记录、绩效考核结果、奖惩情况等工作相关资料。

定期更新员工档案信息，如员工职位变动、薪资调整、培训学习等情况发生变化时，及时将相关资料归档，保证员工档案的时效性和准确性。

3.机构运营档案收集

收集养老机构日常运营过程中的各类文件和资料，包括行政文件、规章制度、会议纪要、合同协议、财务报表等。按照文件的性质和时间顺序进行分类整理，确保文件的系统性和完整性。

关注机构的重大活动和项目，及时收集相关的策划方案、活动记录、照片、视频