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电子发票归档查验系统使用规范

为规范公司电子发票的全生命周期管理，防范税务及财务风险，提升财务数字化运营效率，确保电子发票凭证的合法合规、真实有效及安全可溯，特制定本使用规范。本规范适用于公司所有涉及电子发票接收、查验、报销、入账、归档及保管等环节的部门及员工。

第一章总则与适用范围

第一条核心目的。本规范旨在建立统一的电子发票归档查验系统操作标准，杜绝重复报销、虚假发票入账、电子凭证丢失损毁等问题，实现电子发票从接收到归档的全流程闭环管理。

第二条适用范围。本规范适用于公司总部及各分、子公司、办事处等所有机构。涵盖增值税电子普通发票、增值税电子专用发票、全电发票（数电票）、财政电子票据等各类电子发票凭证的系统操作与管理。

第三条系统定位。电子发票归档查验系统（以下简称“本系统”）是公司财务共享中心及档案管理体系的核心子系统，与公司OA审批系统、ERP核算系统、资金支付系统及电子档案管理系统实现底层数据互联互通。

第四条基本原则。电子发票的处理遵循“真实合法、查重防伪、自动匹配、安全保密、长期可读”的基本原则。

第二章组织架构与职责分工

第五条财务部职责。作为本系统的主责部门，负责制定及修订系统操作规范；负责系统内查验规则的配置与更新；负责电子发票入账归档的最终审核；负责定期对系统内的电子发票数据进行备份与抽检；指导及培训业务人员正确使用本系统。