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学校电子档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范学校电子档案的收集、整理、归档、存储、利用、迁移、销毁及安全管理工作，保障电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性，推进学校档案数字化、规范化、精细化建设，提升档案管理效率与服务质量，依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》《教育数据管理办法》《高等学校档案管理办法》等法律法规及行业标准，结合本校办学实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于学校各职能部门、年级组、教研组及全体教职工在教育教学、行政管理、德育工作、后勤财务、校园安全、师生管理等工作中形成的各类电子文件、电子资料、电子台账、电子影像等电子档案的全生命周期管理工作。涵盖电子档案的采集整理、审核归档、存储备份、查阅利用、保密防护、格式迁移、过期销毁、台账管理等所有工作环节。

第三条管理定义

本制度所称电子档案，是指学校在履职办学、日常工作过程中，通过计算机、扫描仪、数码相机、录音录像设备等电子设备形成、办理、传输、存储，具有查考、利用、凭证价值，经整理归档的文字、图片、音频、视频、表格、数据库数据等各类电子信息记录。

第四条管理原则

1.合法规范原则：严格遵循国家档案管理、数据安全、个人信息保护相关规定，统一电子档案整理标准、归档流程和存储规范，杜绝违规管理、违规利用行为。

2.真实完整原则：确保电子档案来源真实、内容完整、信息准确、