JBPM-WI-KF-15业主档案管理作业指导书文件资料参考.docxVIP

JBPM-WI-KF-15业主档案管理作业指导书文件资料参考.docx

JBPM-WI-KF-15业主档案管理作业指导书A/01/2

1.目的

规范业主档案管理，确保业主资料的保密性和有效利用。

2.范围

适用于物业服务中心业主档案管理工作。

3.职责

3.1地区物业公司负责指导、规范物业服务中心业主档案管理工作。

3.2物业服务中心负责人负责业主档案的使用控制。

3.3综合管理部负责管理物业服务中心档案室，统一保管业主档案资料。

3.4客户服务部负责客服档案的收集、整理、更新。

4.内容

4.1业主档案管理主要指客户档案资料收集与整理、保管与更新、使用与控制等。

4.2收集与整理

4.2.1客户服务部在交楼时收集存档业主资料，主要包括:入住通知书、业主身份证复印件、客服档案表、入伙交款单、专项维修资金缴纳凭证、物品领用登记表、前期物业服务协议、临时管理规约、楼宇情况反馈表等。

4.2.2客户服务部在业主提出装修申请后，及时收集装修相关资料，主要包括：装修备案登记表、装修承诺书、装修图纸、装修施工单位营业执照及资质证书复印件、装修负责人及装修工人身份证复印件、装修许可证等。

4.2.3客户服务部在服务工作中即时收集日常管理资料，包括：费用催缴通知函、物品放行条、钥匙委托书等。

4.2.4客户服务部在为业主办理房屋所有权变更资料时，即时收集新业主的房产证复印件、身份证复印件等过户资料。