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做账实操-备用金的会计处理分录

一、员工初次领用备用金（借款）

场景：员工因公借支现金作为备用金（差旅费、办公费、零星开支）

借：其他应收款—备用金（XX员工）

贷：库存现金/银行存款

二、备用金报销冲账（最常用）

1、报销金额≤借款金额（多退少补、剩余现金退回）

例：借支1000元，实际花费800元，退回现金200元

借：管理费用/销售费用/制造费用（按用途区分）800

借：库存现金200

贷：其他应收款—备用金（XX员工）1000

2、报销金额＞借款金额（超支公司补付）

例：借支1000元，实际花费1200元，公司补付200元

借：相关费用科目1200

贷：其他应收款—备用金（XX员工）1000

贷：库存现金200

三、定额备用金制度（部门固定备用金、循环使用）

1、首次拨付部门定额备用金

借：其他应收款—备用金（XX部门）

贷：库存现金

2、日常报销补足备用金（不冲减备用金科目，直接补钱）

借：相关成本费用科目

贷：库存现金/银行存款

备注：定额备用金平时只报销补款，不核销备用金余额，离职/撤销部门才收回。

四、备用金收回（员工离职、备用金停用、清算）

借：库存现金（全额收回）

贷：其他应收款—备用金（XX员工/部门）

五、备用金跨年/期末清算处理

年末必须清理备用金，未报销、未归还备用金全额挂账核对，