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钢材发货异常处理回复函(6篇)

钢材发货异常处理回复函篇1

尊敬的XX合作商：

我司近期接到贵方反馈，关于我司于2025年3月15日寄送至贵方指定仓库的钢材批次（货号：XYZ20250315001）存在发货异常情况，导致部分货物未能按约定时间送达。现我司特此正式函告，并就相关事宜作出如下说明与处理安排，以保证双方合作顺利推进。

一、问题详情

根据我司系统记录，2025年3月15日10:00左右，我司已按订单要求将货品打包并完成出库流程，物流单号为SH20250315001。贵方反馈的发货异常，系因物流系统异常导致信息未及时同步，造成贵方未能及时接收到发货信息。

二、处理措施

我司已第一时间介入调查，并已与物流方进行沟通，确认该批次货物确因系统故障未能正常发运。我司已协调物流方于当日18:00前完成货物补发，并安排专人负责现场交接，保证货物完好无损地送达贵方指定仓库。

三、后续安排

1.补发货物：我司将于2025年3月16日12:00前完成补发，保证货物准时送达。

2.物流跟踪：我司将实时跟踪补发货物的物流信息，第一时间通报贵方最新动态。

3.质量确认：补发货物将由我司质检部门进行抽检，保证质量符合合同要求。

四、沟通与配合

我司深知贵方在合作中所付出的努力，此次异常事件系因系统故