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档案借阅归还管理实操规范

我作为一名在档案管理岗位干了近十年的从业人员，太清楚档案借阅归还这件事看着日常琐碎，实则是整个档案管理流程里风险最高、最考验细节的核心环节。不少刚入行的新同事觉得不就是“借出来、还回去”的小事，等碰到档案找不到、登记不清、弄丢弄坏出了问题，才明白这里的每一步规矩都是踩过坑总结出来的。制定本实操规范，不是为了给使用档案的人员添堵，而是在保障档案安全的前提下提升借阅效率，既方便大家使用档案，也能把珍贵的档案长久保存下去，不管是档案管理人员还是借阅人员，都可以照着规范操作，少走弯路。

1前期准备环节实操要求

正式开展借阅操作前，不管是档案管理端还是借阅申请人端，都要做好前置准备，这能避免绝大多数“白跑一趟”“手忙脚乱”的尴尬，具体要求如下：

1.1档案管理端的前置准备

首先要做到档案台账与架位信息百分百准确，所有入库档案都要同步更新电子台账和纸质台账，每一份档案的编号、名称、存放位置、保密等级、是否可外借都要标注清楚，我刚上岗的时候就是因为偷懒没及时更新台账，有人来借一份年度总结，我对着旧台账找了半个多小时都没找到，最后才发现早就换了架位，让人家等了半天特别不好意思，所以这件事一定要做在前面。其次要提前做好档案状态分类标注，对于只能在馆内阅览不能外借的原件、涉密档案、破损待修档案，要在档案盒侧面和电子台账里用醒目的标识标出来，不用等调出来才告诉人家不能借，浪