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样品退回问题解决及预防措施函(5篇)

样品退回问题解决及预防措施函第1篇

尊敬的____公司：

背景与目的说明

鉴于近期贵公司对我司提供的样品出现退回情况，我司高度重视并已开展相关调查。根据我司与贵公司签订的合同条款及双方约定的样品管理流程，现就样品退回问题进行正式通报，并提出具体解决及预防措施，以保证后续合作的顺利进行。

具体事项详细描述

近期，我司收到贵公司退回的样品，经初步检测发觉部分样品存在质量问题，不符合合同约定的技术标准。根据我司内部质量控制流程，样品退回需经质量部、采购部及销售部联合确认，并记录相关检测数据及问题原因。

数据事实支撑

根据我司质量检测报告，退回样品中存在以下问题：

某型号产品外观尺寸偏差超过合同规定的±0.1mm；

部分样品在使用过程中出现功能下降，影响正常使用；

检测数据显示，部分样品的材料成分与合同约定不符。

明确的行动建议或要求

为保证合作顺利进行，我司建议贵公司采取以下措施：

1.立即暂停相关样品的使用，并退回不合格样品；

2.配合我司完成样品检测与质量问题分析，明确责任归属；

3.根据检测结果返修或更换不合格样品，保证样品符合技术标准；

4.对相关批次产品进行追溯与整改，防止类似问题发生。

时间节点和后续安排

我司建议贵公司于收到本函后7