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光伏电站档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理,防范与控制合同风险,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指项目部在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括:中标通知书,工程承包合同,合同附件,劳务分包合同,专业分包合同,采购合同,工程预(结)算书,工程设计图纸,工程施工图纸,往来公函,传真,会议记录,委托书,开工报告,请款报告,技术资料,主要设备材料估检报告,施工记录验收报告,竣工报告等。

三、资料员及其职责

项目经理指定专人负责档案管理工作(即资料员),资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括:

1.收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料;

2.档案材料的保管;

3.档案材料的查借阅、催还;

4.项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1.以项目工程为单位,分别立卷,一项目一卷。

2.在工程项目的招投标阶段开始立卷,收集该项目有关资料归档管理。

3.各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累,整理和及时移交归档,移交档案文件时,资料员必须在档案移交清单上进行登记。

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