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会议室使用预约登记方案

一、适用范围与核心管理原则

会议室是公司全员共享的刚性办公资源，预约登记规则的核心目标是消除资源错配、降低无效等待、避免跨部门冲突，而非设置审批门槛。本方案覆盖公司1号楼会议区域所有对全员开放的公共会议室，含：3层301大会议室（容量24人，标配4K投影、1080P硬件视频会议终端、4支无线鹅颈麦、86寸电子白板）、302中会议室（容量12人，标配1080P投影、普通白板）、303-305小会议室（每间容量6人，标配65寸会议电视、普通白板）；1层101多功能厅（容量80人，标配舞台线阵音响、4K直播设备、可移动座椅）。方案适用对象包括全体正式员工、驻场外包人员、经审批的外部会议主办方，公司领导专属会议室、部门独立会议室可参照本规则自行管理。所有会议室预约与使用必须遵循四项核心原则，无特殊情况不得突破：

谁预约谁负责原则：预约提交人为会议全流程第一责任人，对会议期间的设备完好、秩序维护、卫生收尾、信息安全承担直接责任，出现设备损坏、场地污染、遗留涉密文件等问题时，行政部第一时间联系预约人处置。

规模匹配原则：预约会议室必须与实际参会人数匹配，6人及以下会议优先预约303-305小会议室，7-12人会议预约302中会议室，13-24人会议预约301大会议室，25人以上活动预约101多功能厅。严禁6人以下会议预约12人以上容量的会议室——按2024年上半年行政