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退货商品确认与接收的正式信函[7篇]

退货商品确认与接收的正式信函第1篇

尊敬的客户管理部门：

本函旨在确认贵方所寄达的退货商品，并保证其符合我方相关退货政策及质量标准。为保证退货流程的准确性和合规性，现就退货商品的接收与确认事宜作出如下具体说明：

1.退货商品信息确认

贵方所寄达的退货商品应为我方已发货且尚未签收的商品，商品编号为____，型号为____，规格为____，数量为____件，包装为____，发货日期为____，收货地址为____。

2.商品状态与完整性确认

退货商品应为全新、未使用、未拆封、未受污染，并保持原包装完好无损。商品外包装应附带我方提供的《退货单》及《商品验收单》，并注明退货原因及商品状态。

3.商品质量与规格检查

退货商品应符合我方《商品质量标准》及《退货商品规格要求》。具体检查内容包括但不限于：

商品外观无破损、划痕、污渍；

商品配件齐全，无缺件；

商品标签信息清晰，无褪色或破损；

商品功能与说明书中描述一致，无异常。

4.退货商品验收记录

为保证退货过程的可追溯性，贵方应填写《退货商品验收记录表》，并由双方代表签字确认。该记录应包含以下信息：

退货商品编号；

退货商品名称、型号、规格、数量；

退货原因；

退货商品状态（如：完好/破损/缺件）；

退