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清理并更新存档文件的通知6篇范本

清理并更新存档文件的通知篇1

尊敬的_____：

我司高度重视文件管理的规范性和资料的可追溯性，为保证档案系统高效、准确运行，现就清理并更新存档文件事宜通知

一、清理范围

本次清理工作将涵盖所有已归档的纸质文件及电子文档，包括但不限于合同、财务报表、业务流程记录、客户信息、内部审批材料等。具体文件清单将由档案管理部根据档案分类标准进行整理，并在正式通知中予以公布。

二、清理时间

清理工作将于2025年3月1日开始，预计持续30个工作日，具体时间安排将根据档案数量及处理进度进行调整。

三、更新要求

1.所有存档文件需在清理前进行系统归档，保证文件编号、版本号、日期等信息完整无误。

2.电子文件需在清理前完成备份，并在清理后进行删除或归档处理，保证数据安全。

3.纸质文件需在清理前完成装订、分类并上架，保证可检索性。

四、责任与配合

1.各部门负责人须于2025年2月28日前确认本部门文件清单，并提交至档案管理部。

2.档案管理部将组织专项清理小组，于2025年3月10日?前完成全部文件的清理、归档及系统更新工作。

3.请各部门积极配合，保证清理工作顺利进行。

五、联系方式

如有疑问，请联系：

联系人：张伟

电子邮箱：zhang