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传真文件收发登记管控细则

1总则

传真作为具备法定送达效力的正式文书传输渠道，其收发记录是合同履约、商函送达、合规追溯的核心书证，任何无登记、无审批的传真操作都可能造成企业举证不能或涉密信息泄露的不可逆损失。本细则适用于公司所有行政办公区、生产厂区、驻外办事处配置的固定线路模拟传真机、经认证的企业电子传真（EFax）平台、保密专用传真设备的全流程操作管控，覆盖公务往来中的合同文本、法务函件、财务对账单、人事通知、涉密技术资料、常规商函的传输活动。公司所有公务传真活动必须遵循“全程留痕、分级审批、即时登记、闭环流转、定期核验”的核心原则，严禁任何员工使用公司传真设备传输私人材料——私人材料占用公务线路可能导致紧急公务传输延误，且个人信息残留存在被批量泄露的风险，私人传真需求需自行通过公共商业传真渠道完成。本细则的执行标准严格匹配《中华人民共和国民法典》关于书面送达凭证的效力要求、《中华人民共和国电子签名法》关于数据电文留存的合规要求、《中华人民共和国保守国家秘密法》关于商业秘密保护的管理要求，所有岗位的操作不得与上述法律规定冲突。

2管控职责划分

传真管控的责任盲区往往出现在“谁都能用、谁都不管”的公共设备场景，清晰的RACI责任矩阵是避免推诿、确保细则落地的核心前提。各岗位具体职责如下：

行政部机要管理岗：为公司传真管控的第一责任主体，负责所有传真设备的日常运维、权限配置、纸质