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宴会作业流程

宴會可分為「業務」與「執行服務」兩大部份，業務單位負責招攬客人，執行服務單位負責達成客人所要求的服務。

宴會流程步驟依序為：

洽詢

預約

確認及簽訂定席合約書

場地擺設與規劃

發佈宴會通知單

再次確認

各單位工作計劃的擬定

宴會場地佈置

服務工作的執行

帳單結清

追蹤

建檔等12個階段。

一、洽詢

洽詢的方式有三種：來電、書信和親自前往。

一旦得悉顧客有舉辦宴會之意願，訂席人員最好能邀請顧客親自到宴會現場看場地。

由訂席人員就現地設備清楚的為顧客解答說明，不但可以增加說服力，亦可大幅提高成功的機率。

在洽詢的過程中，負責接洽的訂席人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例如：場地圖、容量表、租金一覽表、餐飲標準收費表、飲料價目表及器材租借表等。

由於不同桌數與不同型態的宴會所適合的廳別不盡相同，是以宴會廳設有許多隔間以變化符合顧客需求。

所有宴會廳別對於不同宴會類型之容量，皆應詳細敘述於宴會部提供的場地圖和容量表中，方便顧客參考。

二、預約

假使顧客有意願預約宴會，訂席人員便需問清楚其宴會的日期、時間、宴會名稱、性質以及聯絡人之姓名、電話，並詳細記錄之。

宴會廳提供報價單給顧客後，亦需正確無誤的將資料轉達給其他相關人員。

訂席所需之資料，為方便記錄，應設計宴會洽談表。

如果顧客只是「暫訂」宴席，訂席單位則必須對其保持追蹤，付完訂金才表示該宴會廳場地確實已被訂下。

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