外来文件电子目录登记表.docxVIP

外来文件电子目录登记表

（本表用于建立外来文件的电子检索目录，实现快速定位与查阅）

一、文件目录索引

序号

收文

编号

来文

单位

文件

标题

文号

成文

日期

主题词/关键词

文件

格式

电子文件名

存储

路径

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

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19

20

21

22

23

24

25

文件格式填写示例：PDF/DOCX/XLSX/JPG/纸质扫描件等。电子文件名建议采用收文编号_文件标题的命名规则。

二、数字化处理记录

序号

收文编号

扫描日期

扫描页数

扫描分

辨率

扫描人

OCR处理

处理结果

是/否

是/否

是/否

是/否

是/否

三、电子文件备份记录

备份日期

备份范围

备份介质

备份容量

备份人

校验结果

备份存

放地点

通过/未通过

通过/未通过

通过/未通过

通过/未通过

备份介质可选：外置硬盘/光盘/云存储/磁带/NAS服务器/其他。

四、检索记录

检索日期

检索人

部门

检索方式

检索关键词

命中文件数

检索结果

满意度

满意/一般/不满意

满意/一般/不满意

满意/一般/不满意

检索方式可选：按收文编号/按来文单位/按文件标题/按主题词/按日期范围/综合检索。

五、电子目录维护记录

维护日期

维护内容

维护人

审核人

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新增/修改/删除/批量更新