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会议纪要分发与归档要求通知函通用4篇

会议纪要分发与归档要求通知函第1篇

尊敬的______：

根据公司内部会议纪要的管理规定，现就近期召开的会议纪要的分发与归档要求通知

一、会议纪要分发

1.请各部门负责人于会议结束后三天内，将会议纪要电子版发送至公司内部通讯邮箱，邮件主题格式为“部门名称会议纪要会议日期”。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决议事项及后续行动计划等内容。

3.各部门负责人需保证参会人员均能及时收到会议纪要，以便于后续工作的开展。

二、会议纪要归档

1.会议纪要归档工作由综合办公室负责，请各部门在会议结束后五日内将会议纪要纸质版提交至综合办公室。

2.会议纪要纸质版应按照“年度月份部门名称会议纪要”的顺序进行排列，方便查阅。

3.综合办公室将定期对会议纪要进行整理，保证归档工作的规范性和完整性。

三、注意事项

1.请各部门高度重视会议纪要的分发与归档工作，保证会议纪要的准确性和及时性。

2.会议纪要是公司内部的重要资料，请各部门妥善保管，未经授权不得外泄。

3.对于违反会议纪要分发与归档规定的行为，公司将依法追究责任。

敬请各部门予以重视，并按照以上要求执行。如有疑问，请联系综合办公室，联系人：______，电子邮箱：