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合同档案归档制度

本制度适用于集团总部及下属全部全资子公司、控股子公司、分支机构的各类民商事合作、行政协作、公益项目对接等场景下形成的合同档案全生命周期管理，人事类劳动合同由人力资源部按人事档案专项规则单独归口管理，不适用本制度条款。本制度所指合同档案，是指所有具备法律约束力的合作协议文本及关联全流程佐证材料的集合，涵盖纸质实体载体、电子数据载体两类，所有纳入本制度管理的材料均需满足真实性、完整性、可溯源性要求，不得存在事后补造、缺页漏项、签字代签等合规风险情形，最终目标是实现合同档案归集零遗漏、存储零损毁、利用零泄密，为公司经营决策、风险防控、争议处置提供完整合法的证据支撑。

一、职责划分

合同档案管理实行“业务经办人首责、多部门协同校验、专职人员归口运维”的责任体系，各主体职责明确如下：第一，业务发起部门职责，项目第一经办人为合同归档的直接责任人，对所提交全部材料的真实性、完整性负首要责任，需指定本部门1名兼职档案联络员，负责对接归档环节的材料补正、进度跟进，部门负责人需对本部门提交的所有归档材料做最终初核，确认无缺失、无涉密信息遗漏，涉及年交易额超过5000万元的重大项目合同，必须由业务部门负责人在归档审批表上双签字确认材料完备性，不得委托他人代签。第二，法务管理部门职责，负责归档前的合法性校验工作，逐一核对合同签署页的签字人身份权限、用印流程合规性、骑缝章覆盖完整性，排查合