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合同档案管理制度

为规范公司全生命周期合同档案管理，保障合同档案的真实性、完整性、可用性与安全性，充分发挥合同档案在经营决策、合规风控、争议处置等环节的核心凭证作用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》合同编、《电子签名法》《企业档案管理规定》等相关法律法规要求，结合公司实际经营管理场景，制定本管理制度。本制度适用于公司总部及下属各级全资子公司、控股子公司、实际控制分支机构，所有以公司名义对外签署、对内生效的各类合同、协议类文件的全流程管理，覆盖纸质合同档案、合法生效的电子合同档案、履约过程衍生附属档案全部品类，未单独制定制度的参股公司受托管理项目涉及的合同档案需参照本制度执行统一报备。合同档案管理遵循“全程可控、分类归口、闭环追溯、密级适配”四项核心原则，所有涉及合同档案的归集、校验、存储、利用、销毁环节均需留痕可追溯，严禁任何无审批、无登记的操作行为。

管理职责划分

公司合同档案管理实行多部门协同的权责体系，各主体职责边界明确如下：第一，公司档案管理部门为合同档案的统筹归口管理主体，职责包括统一制定全公司合同档案管理的实施细则与操作规范，统筹配置合同档案存储所需的库房、硬件设备、信息化系统等资源，组织每年不少于2次的全公司合同档案管理专项培训，牵头每5年一次的合同档案到期鉴定工作，定期对接属地档案行政管理部门完成合规报备，对全公司各部门合同档案管理工作开展月度巡