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文件记录和档案管理制度

一、总则

为规范本单位文件记录与档案管理工作，确保信息资料的真实、完整、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及本单位实际情况，特制定本制度。本制度旨在通过系统化、规范化的管理，保障各项工作的有序开展，为单位决策提供可靠依据，并维护单位历史的连续性与真实性。

本制度适用于单位内部所有部门及全体员工在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各类文件记录与档案。无论是纸质载体还是电子形式，均需遵循本制度的各项规定。文件记录和档案管理工作应遵循统一领导、分级负责、全程管理、安全保密的原则，确保每一份资料都能得到妥善对待。

二、管理机构与职责

文件记录和档案管理工作的有效推行，离不开明确的组织保障。单位应设立或指定专门的档案管理部门（或岗位），作为档案工作的归口管理机构，负责统筹规划、组织协调和监督指导全单位的文件记录与档案管理工作。该部门（或岗位）需具备相应的专业知识和管理能力，以适应档案管理工作的专业性要求。

各业务部门是文件记录形成和初步管理的责任主体，应指定专人（可兼职）负责本部门文件记录的收集、整理、积累和向档案管理部门移交等工作。各部门负责人对本部门文件记录的真实性、完整性和及时性负有直接领导责任。全体员工在日常工作中形成的具有保存价值的文件记录，均有责任按规定及时交本部门档案员（或指定人员）统一管理，不得个人私自留存或处置。

三、文件记录的形成与管理