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电子档案管理办法

一、总则

档案是企业核心信息资产，电子档案管理直接关系到企业知识传承、法律责任界定与商业秘密保护。本章明确电子档案全生命周期管理的底线规则与职责划分，是本办法的基石。

1.1目的与依据

为规范公司电子文件归档与电子档案管理工作，保证电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性（以下简称“四性”），防范档案丢失与泄密风险，根据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）等规定，结合公司实际，制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司各中心、部门及分支机构在研发、生产、经营、管理等活动中产生并需归档保存的电子文件。涵盖文本、图像、音频、视频、数据库数据及三维模型等各类结构化与非结构化数据。

1.3管理原则

电子档案管理遵循“源头控制、全程管理、集中存储、分权利用”原则。电子文件自创建起即纳入管控，生成系统须具备归档接口；档案数据必须集中至公司统一电子档案系统，严禁在个人电脑、未授权云盘或部门级文件服务器中长期留存归档级电子文件。

1.4职责划分

?档案管理部门：负责制定电子档案管理制度与操作规程；负责电子档案系统的业务运营；负责电子文件的归档审核、编目整理、长期保存与提供利用。

?信息技术部门：负责电子档案系统的基础设施建设与运维；负责系统与各业务系统的归档接口开发；负责数据备份策略的执行与网络安全防护。