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员工档案怎么管（档案内容、借阅登记与离职归档） 人力资源·实务手册

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员工档案怎么管（档案内容、借阅登记与离职归档）

一人一档、目录先行、借阅有批、离职归档有期限，查得到也守得住

——表单/表格6张·检查项6条·常见问答6组——

适用对象

人事专员、人事经理、中小企业负责人事工作的行政人员

使用场景

公司需要建立或整理员工档案，规范档案的归档、借阅和离职后的保管

文档类型

档案内容清单+编号与目录+借阅审批和登记+离职归档+保管期限+季度抽查

版本

V1.0（2026年9月）

文中单位名称、人名、单号、金额均为示例，使用时请替换为本单位实际信息

目录

1先分清员工档案和人事档案 2

2一份员工档案放哪些材料 2

3档案编号和目录 3

4旧档案怎么重新整理 4

5借阅和查阅要分级审批 5

6员工离职时的归档 6

7人事专员换人时的档案移交 6

8档案的保管和个人信息保护 7

9季度抽查和齐全率 7

10常见问题 8

11人事专员每月自查清单 9

员工档案怎么管（档案内容、借阅登记与离职归档）

1先分清员工档案和人事档案

员工档案和人事档案是两回事。人事档案是记录个人学历、履历、政审等情况的档案，按国家规定由有管理权限的机构保管，比如人