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财务档案借阅销毁管理办法

一、总则

1.1目的与依据

财务档案是记录公司经济业务、反映财务状况的原始凭证，既支撑日常审计、税务核查、诉讼取证等外部工作，也支撑内部查账、追溯、决策复盘等管理工作。一旦借阅失控造成原件缺失、涂改、泄密，或销毁程序不规范导致法定保存期内档案灭失，公司将直接面临税务处罚、审计失败、举证不能等后果。为规范财务会计档案的借阅与销毁行为，明确各环节责任人、时限与验收标准，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）及公司档案管理相关制度，制定本办法。

1.2适用范围

本办法适用于公司总部及各分（子）公司形成的下列档案的借阅与销毁管理：

?会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；

?会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助账簿；

?财务报告类：月度、季度、年度财务报告及附注；

?其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、合同结算资料、审计报告、财务信息化系统备份盘（带）等。

涉及上市公司定期报告底稿、涉密项目财务资料的，在遵守本办法基础上同时执行公司保密管理规定，两者不一致时以更严格者为准。

1.3职责分工

部门/岗位

主要职责

财务负责人

审批借阅申请；审批销毁立项；对超期借阅、异常销毁承担管理责任

档案管理员（财务部指定专人）

保管档案及借阅台账；核对申请材料；办理出入库登记；监