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采购档案归集归档管理规定

一、第一章总则

1.1第一条目的与依据

采购档案是采购活动合法合规的直接证据链，一旦缺失，在审计质询、供应商索赔、司法纠纷中我方将陷入举证不能的被动局面。为规范公司采购文件从形成、归集到归档、利用、销毁的全生命周期管理，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国政府采购法》（涉及政府采购业务时适用）及公司《档案管理办法》，结合采购业务实际，制定本规定。

1.2第二条适用范围

本规定适用于公司全部采购活动的档案管理，包括但不限于：

?物资类采购（原材料、设备、备品备件、办公用品）；

?工程类采购（施工、修缮、安装）；

?服务类采购（咨询、外包、运输、维保）；

?涉及政府采购资金的项目，同时执行政府采购档案管理的法定要求，两者不一致时以法定要求为准。

1.3第三条管理职责划分

部门/岗位

职责

采购部

档案形成的责任主体，负责在采购各环节同步收集文件，项目结项后10个工作日内完成归集移交

项目采购经办人

对所经办项目档案的完整性、真实性负直接责任，离职或转岗前必须完成档案移交并签署交接清单

采购部档案管理员

接收、登记、组卷、编目，建立电子台账，每季度核对一次台账与实物

档案室（综合管理部）

保管、借阅审批、到期鉴定、销毁监督

审计/纪检部门

每年至少1次对采购档案抽检，抽检比例不低于当年度归档项目的20%

二、第二章归档范