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员工借款管理流程表（含审批与核销台账）

一、借款先分用途，别把报销和备用金混成一笔

员工临时垫付、部门备用金和项目专项借款都可能从公司账户付款，但后续核销方式不同。申请单上只写“业务需要”，财务很难判断何时归还、该收什么凭据，也容易把旧借款藏进新申请。建议把入口统一到一张申请表，先选借款类型，再按类型补字段。

类型

常见场景

主要核销凭据

到期处理

临时垫款

临时采购、差旅预支

发票、验收或行程凭据

报销冲抵，多退少补

部门备用金

零星采购、日常杂支

逐笔票据与支出登记

定期盘点并补足或收回

项目专项款

施工、活动、客户项目

合同、预算、验收材料

按项目节点核销

申请人填写前先核对三件事：用途