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电子文件归档与电子档案管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位电子文件的形成、积累、归档及电子档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，有效发挥电子档案在单位各项工作中的凭证与参考作用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称电子文件，是指本单位在各项工作中直接形成的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存价值的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的记录。

电子档案，是指经过归档处理的，具有凭证价值和历史查考价值的电子文件及其元数据的集合。

第三条适用范围

本制度适用于本单位各部门及全体员工在履行职责过程中形成的各类电子文件的归档管理工作。外包业务或合作项目中涉及本单位权益的电子文件，参照本制度执行。

第四条基本原则

电子文件归档与电子档案管理遵循以下原则：

（一）全程管理原则：对电子文件从形成、流转、利用到归档、保管、销毁的整个生命周期进行全过程控制与管理。

（二）真实可靠原则：确保电子文件和电子档案的内容真实、来源可靠、形成过程可追溯。

（三）完整系统原则：保证电子文件的内容信息、背景信息和结构信息完整无缺，相关文件之间的有机联系得以维持。

（四）安全保密原则：建立健全安全保密制度，采取必要的技术和管理措施，防止电子档案