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公司公文管理制度

一、第一章总则

1.1第一条目的与依据

为规范公司公文起草、审核、签发、传递、归档全流程，杜绝“多头发文、格式混乱、审批失控、归档缺失”四类常见问题，依据《党政机关公文处理工作条例》的格式与流程规范（参照执行）及公司实际情况，制定本制度。

1.2第二条适用范围

?适用于公司全体部门、分公司、控股子公司；

?覆盖对内公文（通知、请示、报告、纪要等）与对外公文（函、合作意向书文本、复函等）；

?电子邮件、即时通讯工具中的工作沟通不属于公文，但严禁以其替代应发正式公文的场景（如制度发布、人事任免、合同确认——因无签发流程与归档效力，发生争议时不可追溯）。

1.3第三条公文种类与适用场景

文种

适用场景

行文方向

请示

需上级批准的事项，一文一事

下级→上级

报告

汇报工作、反映情况，不需批复

下级→上级

通知

发布制度、布置工作、传达事项

上级→下级

函

不相隶属部门间商洽、询问、答复

平行

会议纪要

记录议定事项及责任人、时限

会议后发

严禁用“报告”夹带请示事项（报告不批复，会导致事项无人审批、责任悬空）；需批复的必须用“请示”。

二、第二章公文格式规范

2.1第四条格式要素

公文由以下要素构成，缺一退回：

1.标题：三要素齐全（发文机关+事由+文种），例：《人力资源部关于2025年度校园招聘计划调整的请示》；

2.主送机关