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样品寄送台账搭建方案

我做企业业务支持工作快六年了，前两年接手公司样品寄送管理这块工作的时候，因为之前没有规范的记录体系，我踩了数不清的坑，也正因如此，我才一点点打磨出了这套完整的样品寄送台账搭建方案，它帮我彻底解决了寄样乱、追溯难、浪费多的问题，今天把整套方案整理出来，既有我踩坑得来的经验，也有实际运行验证过的规则，完全可以直接套用调整使用。

1方案背景与搭建目标

1.1项目背景

在搭建这套台账之前，我们公司的样品寄送完全是散养状态：业务员自己对接客户要样需求，自己找仓库拿样，自己找快递寄，记录要么写在自己的笔记本上，要么随便存在自己的私人Excel里，公司层面没有统一的留存。我刚接手的时候，隔三差五就会出问题：客户问“我的样品发出了吗”，我翻遍各个业务员的文件夹都找不到记录；同一个客户一个月内重复要了三次同一款样品，三个业务员分别申请都发了货，白白浪费了小一千的样品和快递成本；还有一次，一个大客户要样品赶展会，业务员口头跟仓库说了要发顺丰，仓库忘了走了普通快递，结果错过了展会时间，客户特别不满意，差点丢了几十万的大订单。那段时间我天天加班整理混乱的记录，头都大了一圈，深切觉得必须要有一套统一的、全流程覆盖的样品寄送台账，把所有环节都钉下来，不然早晚会出更大的问题。

1.2搭建核心目标

我搭这套台账的时候，定了四个清晰的目标，所有模块设计都是围绕这几个目标来的：第一是实现全