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记录管理制度

为规范组织内部各类记录的全生命周期管理，确保信息的真实性、完整性、可追溯性及安全性，保障业务活动的有效开展与历史数据的科学利用，结合组织实际运营需求，制定本制度。本制度适用于组织各部门、分支机构及全体员工在经营管理、业务开展、质量控制、合规监督等活动中形成的所有纸质记录、电子记录及其他介质记录的管理。

一、管理原则

记录管理遵循以下核心原则：

1.真实性原则：记录内容须客观反映业务事实，禁止伪造、篡改或选择性记录；填写人须对记录内容的真实性负责，确保数据来源可查、过程可溯。

2.完整性原则：记录应涵盖业务活动的关键要素（如时间、地点、参与人、操作步骤、结果等），避免遗漏重要信息；电子记录需同步保存元数据（如创建时间、修改记录、操作账号等）。

3.可追溯性原则：通过统一的分类编码体系，实现记录从生成至销毁的全流程追踪；任一记录需能回溯至具体业务场景、责任主体及关联文件。

4.安全性原则：根据记录的敏感等级（如普通、机密、绝密），采取分级保护措施；纸质记录需存放在防盗、防火、防潮的专用档案柜中，电子记录需设置访问权限并定期备份。

5.时效性原则：明确各类记录的保存期限，到期记录按规定流程销毁；对需长期保存的关键记录（如合同、财务凭证、质量检测报告），需采取特殊保存措施（如数字化备份、异地存储）。

二、职责分工

为确保记录管理的有效性，各层级主体需明确责任边界：

（一）管理