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企业介绍信管理制度

为规范企业介绍信使用管理，防范因介绍信滥用导致的法律风险与信用损失，保障企业合法权益及正常经营秩序，结合企业实际管理需求，制定本制度。

一、适用范围与定义

本制度适用于企业各部门（含分支机构、全资/控股子公司）因对外业务联系、资料查询、人员协调、事务说明等需要开具的书面介绍信。

本制度所称“介绍信”，指以企业名义出具、加盖企业公章（或经授权的专用章），用于证明持信人身份及授权事项的制式文书，包含但不限于纸质版及经企业信息系统认证的电子版本（电子介绍信需与纸质版具备同等法律效力，并单独建立管理规则）。

二、管理职责划分

（一）综合管理部为企业介绍信的统筹管理部门，主要职责包括：

1.制定并修订介绍信模板（含纸质版与电子版），明确文书要素（企业全称、编号、开具日期、持信人姓名/职务、授权事项、有效期、开具部门及经办人信息等），模板需经法务部门审核后发布；

2.建立介绍信编号规则（如“XX企介〔202X〕001号”，其中“XX”为企业简称，“企介”为介绍信类别代码，“202X”为年份，“001”为年度内流水号），确保编号唯一且可追溯；

3.设立《介绍信使用登记台账》（以下简称“台账”），记录开具时间、编号、申请部门、持信人、授权事项、有效期、接收单位、使用结果反馈等关键信息；

4.负责介绍信的开具审核、盖章登记及作废管理，定期对各部门介