空调公司2004年度费用报销管理规定.doc

****空调公司2004年度 费用报销管理规定 编制: 审核: 批准: 二零零三年十二月 目 录 费用报销管理制度――――――――――――Ｐ３ 分公司费用管理制度―――――――――――Ｐ７ 差旅费开支．报销管理规定――――――――Ｐ１５ 费用报销管理制度 一、目的： 为控管空调公司资金支出，规范费用报销作业特制定本办法。 二、范围： 凡需从空调公司财务科申领资金（现金及支票）均按本办法办理。 三、审批权限： 根据公司销售管理规范和空调公司财务科的有关规定，结合空调公司实际情况，特作如下规定： 1、空调公司费用额度以内发生的费用按费用项目经权责主管签批后报销。 2、超出空调公司费用额度的费用由集团总裁签批后报销。 3、集团公司另有规定的，以其规定。 四、报销额度： 为更合理地使用资金，对差旅费、招待费、通讯费、市内交通费等几种主要费用由相关部门制定开支额度，各种费用在额度内凭票据实报销，超过规定额度部份不予报销。 五、报销凭证： 1、外部凭证，凡需从财务科报销，不论金额大小，均须取得合法的与经济活动相符的外部凭证，若因故确实不能取得凭证，应说明未取得单据的原因，几种主要费用的原始凭证具体要求如下： 1）、 广告费 a、 发票 b、媒体报价单 c、广告合同 d、电视、电台播出证明，报纸整张样报 e、项目审批表 2）、专卖店、展台、灯箱、户外广告、条幅等制作费 发票 制作费用预算单 制作合同 照片 项目审批表 3)软性新闻发布费 A、软性报道： a)经手人、部门主管、市场部部长等三人以上签字证明的支付证明 b)电视、电台播出证明，报纸整张样报 c)项目审批表 B、公关活动类： 参照广告费执行 C、软文硬操作 a)、发票 b)、媒体报价单 c)、广告合同 d)、电视、电台播出证明，报纸整张样报 e)、项目审批表 4）、仓租、房租 a）、发票 b)、租赁合同 5）、其他费用所需单据按国家及公司有关规定提供： 2、内部凭证，报销时，还需填制内部凭证，具体为： 1）、报销差旅费，须填制空调公司差旅费报销单，准确、完整填写出差事由等相关栏位，车资应注明起讫地点；并将外部凭证工整地粘贴于空调公司差旅费报销单背面。 2）、报销差旅费以外的其他费用，须填制空调公司费用报销单，准确、完整填写摘要等相关栏位。 3、凭证粘贴要求： 1）、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外，其余各项费用采用“费用报销单”进行分类粘贴。 2）、费用单据应分类粘贴，不可将不同种类费用的单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。 3）、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据的审核和装订、保管。 六、报销程序： 1、报销人凭合法之报销凭证，呈部门主管审批后，送财务科费用审核主管审核。 各部门主管对报销事项审批时，须确认该事项事先已报备，且支出真实合理，并对支出的真实合理性负责，若经部门主管审批后的费用支出不真实或不合理，一经查实，将对经办人和部门主管分别处以不实金额两倍的罚款。 2、财务科费用审核主管对单据是否齐全、合法及支出的真实合理进行审核，对支出不真实、不合理、不合法的各项费用，空调公司财务科费用审核主管具有否决权。如审核合格即转呈相应权责主管审批；如财务科费用审核主管认为单据不合规范或超出报支范围，有权要求报支人提供真实合理合法之凭证或拒绝付款。 3、权责主管签批后，转财务科科长审核，审核合格后转出纳付款（注：若需更高一级领导审批，尚需相关领导审批后，方可付款）。 4、出纳人员支付款项，均须凭已经相应权责主管核准和财务科科长审核的凭证付款，不得擅付款项。 七、报帐时间： 已经发生的费用务必及时报帐，在费用发生时及时收集相关单据，当月发生的费用务必在次月5日前报销完毕，次月5日后不再接受任何报支。 八、本办法解释权归空调公司财务科，从公布之日起实施。 附：流程图 费 经 粘贴工整之费用凭证 部 真实、合理性审核 用 手 门