如何进行信息处理.ppt

98/07/08 华为电气研发体系改革设想和思路(3.0 版) 1 (1) 筛选：汇总来自各个不同渠道的信息，剔除虚假信息、失效信息和无效信息，挑选有价值信息。如：定期看Notes 。(2) 加工：将筛选出来的信息进行提炼，使其具有较高品质。信息加工分为两个层次：基础性信息和高层次信息信息加工过程中要注意，信息无论如何加工，都不能浓缩整理得过度，使人无法认识事物的真相。信息加工能力是秘书必备的能力。如加工一份会议纪要，你不能简洁得只有一两个字，让别人都看不懂。(3) 编写：用书面形式对信息进行有序化处理，是信息整理的最高步骤，又是信息传递的前提。信息表述的格式要符合公司的规定。* 信息处理一、概述二、信息收集三、信息整理四、信息传递五、信息的利用和储存六、信息的保密一、概述1 、基本概念数据：指未经加工过的，未经分析的事实。信息：只有经过分析和处理的数据。信息系统：采集数据并将其转换成可用的信息。无组织的数据被组织成为信息然后按相关性和意义进行筛选使之成为能够被利用的信息2、信息系统的组成信源、信道、信宿信源信道信宿反馈反馈3、秘书工作的基本要求信息的特点：客观性、传递性、实效性、共享性、开发性、保密性秘书信息处理的原则：快准密适用信息特征来源外部范围宽广综合的水平综合时间范围未来基层管理中层管理高层管理内部狭小详细历史信息二、信息的收集信息的收集是信息收集者为满足使用者的需要，根据一定目的通过不同的方式收集获取信息的过程。信息收集是信息工作的第一步，也是信息整理的基础。1、秘书收集信息的特点秘书收集的信息资料带有全局性、综合性秘书要为突发性任务做好信息资料准备秘书收集的信息有较长时间的使用价值2、信息收集的方式传统式收集开拓式收集(在传统式收集的基础上，组织健全的信息网络，从中获取信息，如Notes 、MRPII 等) 3、收集信息的主要方法阅读法调查法交换法三、信息的整理信息的整理是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在品质上加以提高，在形式上给予表现，使之便于传递、利用和贮存。信息整理是整个信息处理工作的核心。信息整理的方法筛选加工编写信息表述的主要方法：文字描述法数据一览表图表法发文机关文件__ 发〔________ 〕×× 号______ 关于________ 工作的____ 收文机关∶. 四、信息的传递把整理好的信息通过各种传播途径提供给使用者，它是信息工作的衔接手段。链型Y型轮型环型全通道型单通道传递多通道传递信息传递的方式口头传递书面传递电讯传递网络传递信息传递工作要根据信息的具体情况选择不同的途径迅速准确地进行。在必要情况下考虑成本。五、信息的利用和储存1 、信息的利用信息工作的全部意义在于充分利用信息。充分利用信息对秘书来说是为上司决策提供适用的信息。2、信息的储存信息的储存是把已利用过的和尚未利用的、有继续使用价值的信息存放起来以供以后使用。信息储存不是一个孤立的环节，它始终贯穿于信息处理工作的全过程。对反馈回来的信息，也应根据其价值的大小选择储存。信息储存的方法分类；记录；建立检索系统待处理公司文件部门内部事务电话号码常用表格信息的维护（1）信息的保管要确保安全可靠（2）定期检查信息的完整性（3）剔除已失效的信息（4）重要信息双重备份六、信息处理的保密工作保密工作是信息处理过程的一项重要原则与任务保密渗透在信息处理的各项活动范围内保密的防范措施(1) 加强对保密知识的学习与了解(2) 不断提高自我保密意识(3) 自觉遵守保密制度(4) 不断提高保密工作技能这是秘密！如生产车间的问题反馈单经秘书传给相关中试技术人员；找出解决方法后又经秘书反馈回生产车间。如召集会议，主管定下会议主题，秘书整理后传达给相关与会人员。各种信源、信道和信宿组合在一起构成信息网，秘书做为信息网络的中心，处于信息网的枢纽地位，是信息管理的主角。快：信息本身的时效性决定了信息处理必须迅速、及时，不能拖拉积压。大如今年七八月的与洪水搏斗过程中无线ETS 的安装，小如每月的异常反馈单，不及时完成就会影响考勤数据处理，造成扣错款。准：信息与信息处理程序必须准确，关键信息需要仔细核实，不能随意增减，带着感情色彩任意夸大或缩小。简：简化信息处理的中间环节，缩短信息处理旅程，提高工作效率。密：在信息处理过程中要有保密意识，严格遵守保密制度。信息工作的全部价值在于适用，秘书提供的信息要围绕主管或部门工作的中心。如中试部的秘书就不用把工作重心放在收集竞争对手的信息上。从来源来说，项目经理只须知道本项目的事情，主要从公司内部了解到，范围较小；而高级管理者除了知道公司内部发生的、正在进行的事情外，还要知道竞争对手的动态、国家的政策导向等，范围广。项目经理完成一项工作要具体考虑到物料、设备、人员等细节问题，而高层管理者只要知道一个结果，他们不可能也没时间