房产公司档案管理制度_secret.docVIP

档案管理制度 为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。 一、归档范围 公司的规划、年度计划、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、协议、合同、项目开、竣工资料、通知、对外申请且有回复的文件、案件资料、证件资料、工商资料等一切具有参考价值的文献资料。 二、档案管理职责 1、档案管理由集团人事行政管理中心档案管理员负责。各子公司配备兼职档案管理人员，协助集团档案管理人员进行归档资料的收集，以保证档案资料归档的及时性。 2、档案管理员要保证文献资料的完整性、安全保密性和查找便利性。 三、资料的收集与整理 1、集团的归档实行“日常归档”、“季度归档”及“年度归档”制度。 （1）“日常归档”资料包括：协议、合同、会议记录、证件（文件）资料、工商资料、公司发文等。 （2）“季度归档”资料包括：各子公司项目竣工资料（图）、案件资料等。归档时间为每年的3月、6月、9月及12月份。 （3）“年度归档”资料包括：各子公司财务凭证、帐册、年度计划、公司规划、人事档案等。归档时间为每年的3月份。 2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门及各子公司收集应该归档的文献资料。各主管部门和各子公司负责人应给予积极支持，各子公司兼职档案管理人员应积极配合。 3、凡应该及时入档的资料，由档案管理员负责及时归档，各子公司兼职人员积极配合。 4、各部门及子公司收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件存入档案室。 5、档案管理员根据相关归档方法实施档案归档整理和分类。 四、档案的借阅 公司档案资料原则上不允许借出，确因工作需要借出的，按以下两种情况方式处理： （一）集团内单位或人员借阅 1、集团董事长、总裁、总监及和分公司总经理借阅档案资料可直接通过档案管理员办理借阅登记手续。 2、因工作需要，上述人员以外的其他人员需借阅档案资料时，必须办理《借阅档案申请表》（见附件1），由分管领导签批，并送总经理核批后，再到档案管理员处办理借阅手续。 （二）集团外单位或人员借阅 原则上，绝不允许外来人员或单位借阅档案资料。确属工作需要借出的，必须由相关子公司人员带领办理《档案外借申请表》（附件2），并按资料的重要性每份收取500-1000元的押金，相关人员负连带担保责任。押金于档案资料完好归还时退还。 借阅档案资料的个人和单位必须爱护档案，保持整洁，不得拆散、涂改、勾画。注意安全保密。对丢失、损坏档案者追究相关责任。 档案资料借出7天之内必须归还。特殊情况的（如贷款抵押等），需事先在《借阅档案申请表》中注明，并给领导审批。 五、档案的销毁 1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 2、对超过保管期并失去保存价值的档案，由档案管理人员提出鉴定销毁申请报告和清单，交分管领导审核并征得集团董事长同意后方可销毁。申请报告和清单永久保存。 3、在销毁公司档案资料时，必须由分管领导指定专人监督销毁过程。 本制度自发布之日起生效并执行。本制度生效前发布的相关文件和通知与本制度不一致的，均以本制度为准。 本制度最终解释权归集团公司所有。 二00八年一月十八日 附件1： 借阅档案申请表 单位： 借阅人 借阅单位 分管领导 借阅单位 总 经 理 借阅资料名称 借阅用途 借阅日期 归还日期 档案归还 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 借阅档案申请表 单位： 借阅人 借阅单位 分管领导 借阅单位 总 经 理 借阅资料名称 借阅用途 借阅日期 归还日期 档案归还 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 附件2： 档案外借申请表 借阅人 借 阅 人 所属单位 担保人 担保人 所属单位 借阅资料 名 称 借阅用途 借阅日期 押金缴纳 金额（元） 归还 日期 归还押金 数额（元） 归还档案 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认 档案外借申请表 借阅人 借 阅 人 所属单位 担保人 担保人 所属单位 借阅资料 名 称 借阅用途 借阅日期 押金缴纳 金额（元） 归还 日期 归还押金 数额（元） 归还档案 情 况 □ 完好 □ 破损 □ 遗失 档案管理员 确 认