科技档案职称培训.ppt

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科技档案职称培训 一、科技文件材料的定义、类型 一,定义:是记录和反映生产、科研、基建、设备极其管理活动的图样、文字、声像等不同形式的文件材料的总称。 二,类型: 1、科技图样材料 2、科技文字材料 3、目录、表格材料 4、声像材料5、机读材料 科技文件材料的编号 ?????? 编号要求:(了解) (1)、科技文件材料编号与所记述和反映的对象的代号要一致 (2)、每件科技文件材料,应该有独立的编号 (3)、科技文件材料的编号,应该正确、科学地反映科技文件材料的内容、性质和有关特征。 (4)、编号应由代字和代号组成,或者完全由代号组成 (5)、不同专业的科技文件编号,要按照有关编号原则或规定进行 编号方法 工业产品编号 建筑工程编号 其他科技文件编号 产品型号---结构组成部分代号---零件代号 工业产品编号 按分类编号法编号,科技文件材料的编号由以下三个部分构成: 1)企业区分代号: 2)特征代号; 3)顺序号 例:AB 7415- 001 AB为企业区分代号;7415为特征代号;001是顺序号 隶属编号法: 隶属编号由三部分组成。即: 产品型号(产品代号)--------产品组成部分的隶属代号-------------顺序号。 例: H2 · 56 · 7 · 003 科技文件的形成与积累 科学研究文件分:研究准备阶段、研究实施阶段、研究总结阶段 工业产品文件分:产品开发过程、产品制造过程 基建文件 前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段 设备仪器文件 外构设备的文件: 1、订货阶段 2、到货验收阶段 3、安装试车阶段 科技文件的积累要求 1、明确积累职责 2、明确积累范围 3、确保积累质量 4、完善积累条件 科技文件的积累方式 1、科技人员个人积累 2、专兼职资料员积累 3、科技档案部门代为积累 三、科技文件的鉴别、整理与归档 科技文件鉴别的内容: 1、完整性鉴别(完整率=实际归档的文件份数/应归档的文件份数X 100%) 2准确性鉴别(准确率=实际归档的科技文件准确份数/应归档的科技文件准确份数X 100%) 3文件材料属性鉴别 4归档材料密级鉴别 5保管期限鉴别 科技文件的组卷要求 遵循科技文件的形成规律,保持案卷内科技文件的系统联系,并要便于利用和保管。组卷的具体要求: 1、不同类型的科技文件,要采用不同的方法分别组卷 2、与科技项目关系密切的管理性文件,应列入相关科技项目中组卷 3、要保证案卷所反映问题的科技文件的齐全完整 4、案卷内科技文件必须准确地反映科技活动和有关管理活动的内容 5、案卷内科技文件的制作和书写材料必须有利于长期保存。 案卷装订的要求 1、案卷可采用装订和不装订两种形式,一般情况下,装订用卷夹,不装订用卷盒。 2、 永久、长期保存的案卷装订时必须去掉金属物 3、案卷不装订时其科技文件材料要按照卷内目录的排列次序排列有序 4、采用不装订形式的案卷,要在每份文件首页的右上角加盖“档号章”。档号章内容包括档号和件号 科技文件组卷方法 ①按部件组卷 机械产品、设备仪器文件(特别是图纸部分),按其反映的不同部件分别组织案卷。 ②按结构组织案卷 基建工程的科技文件(特别是图纸部分), ③按阶段组织案卷 研究课题、生产工艺的科技文件可以按其反映的不同研究阶段,分别组织案卷。 (4)按专业组织案卷 标准设计的文件 (5)按其他方法组卷 如按问题、时间、地区、作者、文件名称等组成案卷,适用于科技活动中形成的 文件材料 卷内文件的排列 1)、产品文件、按设计、试制、小试制、批量生产、产品创优等工作程序排列,也可按产品系列、结构排列。 2)、基建工程文件、按依据性文件、基础性文件、工程设计、工程施工、工程验收等工作过程排列 3)、科研课题文件,按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励、推广应用阶段排列。 4)、设备仪器文件,按依据性文件、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等次序排列. 5)、管理性科技文件,按问题、时间或重要程度排列. 6)、案卷内既有文字材料又有图样材料,在排列时应当文字材料在前,图样在后. 案卷的编目 1、编写页号 2、卷内目录的编制 3、卷内备考表的编制 4、案卷封面的编制 5、案卷脊背的编制 归档制度 归档范围 归档时间 归档份数 归档要求和手续 科技文件的管理措施 1、加强宣传教育,建立责任保证体系 2、建立健全制度,保证正常工作次序 3、实行三纳入,五参与,优化监督管理 4、抓住薄弱环节,促进工作全面发展. 5、运用经济手段,加强监督管理. 二、科技档案 科技档案定义:企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研

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