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公文管理规定 为完善各级文件的发送、接收、传达及归档处理，使公司文档管理更加系统化、科学化、规范化，特制定本制度。 公文范畴 通知、通告、人事任免、会议纪要、公告、方案、决定等 发文 只有总公司各职能部门有权发行公文，并使用统一编号，固定格式。下属单位的决定、公告、通知不得背离总公司各项制度规定。 各职能部门对下属单位发文，采用统一的版面和编号，并冠以浙江申通的名义。 由发文部门先行拟文，然后交行政部指定人员进行统一排版及编号。 编排后的文件由综合部统一送呈各部门总监及副总、总经理、总裁签署。 签署后的文件由综合部在文件右下角盖章。 综合部将文件复印件送呈各职能办公室。原件由综合部统一编号保存在档案室。 如遇紧急发文，签署流程某部门总监外出，可跳跃该部门继续完成签署流程，待有关人员返回后再补签。 正常发文，综合部必须在24小时内发往各下属单位。紧急发文，必须先行电话通知，再在24小时内将公文发出。 紧急重要公文，综合部以快件形式发出，各下属单位在收到公文的半个工作日内，必须传达给每位员工。紧急程度标为“一般”的公文，必须在收到公文后24小时内传达到位。 文档管理 参与拟稿、审稿、打印、收发文件人员必须严格遵循保密原则，不得向阅读权限以外的人员或非公司员工透露文件内容或相关信息。 如需查阅档案室公司机密文件，须填写《申请表》经相关人员同意之后方可查阅。 文档按照内容、名称、时间顺序分类，并将文件批复流程、附件收集，保持文件完整。 附则 以上制度归综合部解释。 第 2 页 共 2 页