把握关键让你的工作更有效率.pptVIP

* * * 管理运营学习小组实践活动（4）——把握关键让你的工作更有效率 2010年6月2日 提起关键大家能想到什么？ 我们为什么讨论这个话题？ 数字技术让信息泛滥； 变化与竞争让所有的人时间都变少； 成熟的方法很多，但哪些才适用？ 在这个消息泛滥的时代，谁能掌握关键，谁就能掌握未来！ 如何提升把握关键的能力？ 横向分析 纵向分析 客户 针对不同任务，需要根据环境变化不断调整优先级 针对具体任务，要进行分解分析，挖掘根源性问题，最终归纳为简单、清晰的结论，但注意保持充分详实的支撑性材料。 四步走，把握关键提升效率——把握关键的纵向分析 界定 分解 排序 输出 任务是什么？ 任务背后还藏着什么？ 哪些是决定性因素？ 用什么方式交给客户？ 第一步：界定 任务是什么？ 这个环节必须明确任务是什么？你的客户是谁？他们有什么偏好？ 任务的背景，其产生的根源性问题是什么？ 谁来评价结果，他们的特点是什么？ 任务的目标或成功的标准是什么？ 影响任务成功的风险是什么？ 你是否完全了解了以上内容，确认后进入下一步！ “界定”方面的小建议 接到任务以后首先评估风险，在评估分析的基础上制定合理的目标、范围，并申请必要的资源。 通过对风险的分析，合理的控制对方的预期，实施完成后再给对方一点惊喜，这就是一个成功的项目。 影响他人评价的因素是你不断制造不确定性，我们在实施项目或任务时，就是要为不确定性预留足够的资源或时间，并提前定义而非事后报告或总结。 第二步：分解 任务背后隐藏着什么？ 对问题或任务进行分解，搜集与之相关的资料，找出适用的部分，我们不但要了解业务，还要了解这方面的最佳实践，这样我们会显得更加专业些。 对任务可能涉及的问题进行穷举。 搜索与任务相关的最佳实践。 我的分解实践： “分解”方面的小建议 要视任务的规模、重要程度以及你的了解程度来决定你的分析深度。 当思维混乱的时候，可以尝试“头脑风暴”，在分解问题时需要放开你的思维，这个方法使用一段时间之后你会发现你的提升超过自己的想象。 这个方法也可以锻炼一个人的学习能力，可以加快学到新知识的速度。 第三步：排序 哪些是决定性因素？ 对搜集分解的信息进行分类、排序，找出影响目标达成的主要因素，这个环节可以锻炼人的逻辑思维能力。 原始状态 分类 逻辑次序 对大量信息进行分类； 建立机制，对要素进行排序； 对非关键要素进行归并和删除； 第四步：输出 用什么方式交给客户？ 根据客户特点、喜好，采用灵活的方式，使其第一眼能看明白，需要的详细信息应有尽有，能让信息转化为客户的行动。 用简明的方式呈现给客户；——短时间接受产生兴趣 要有详实的支持性材料；——让客户产生信心 要注重后续的沟通；——保障最终的结果 “输出”类型 我们常用的输出类型： 用数字说话 用图片说话 注：输出注意： ——横有多宽，纵有多深，整体与细节一个都不能少！ “输出”方面的小建议 1、见客户前一定要充分准备，客户给你的时间越短，你准备的时间就要越长。 2、要做多手准备，当一种方案被否定，立刻拿出另外一套，让客户有选择的权利，不给客户拒绝的机会。 3、后续跟踪，适当的执着和原则性是必要的，为达到最终目的，可以牺牲部分短期利益和声誉。 最后一个环节工作量是最大的，前3个阶段是定方向和架构，第四个阶段如整理输出，需要大量的数据支持，需要设计输出具体的沟通、跟踪环环相扣，任何环节出问题结果都会大打折扣。 四步走，纵向分析回顾 界定 分解 排序 输出 任务是什么？ 任务背后还藏着什么？ 哪些是决定性因素？ 用什么方式交给客户？ 明确任务的目标、时间、边界、客户…… 对问题或认为进行分解，搜集与之相关的资料，找出适用的部分。 对搜集分解的信息进行分类、排序，找出影响目标达成的主要因素。 根据客户特点、喜好，采用灵活的方式，使其第一眼能看明白，需要的详细信息应有尽有。能让信息转化为客户的行动。 建立你的任务清单——把握关键的横向分析 用最简单方式跟踪任务 根据实际情况调整优先级 如何提升把握关键的能力 工作计划梳理 备忘录编写 前期任务总结用新方法分析 注意积极实践 让我们更有效率的工作 建立我们的清单，并不断调整任务的优先级； 把界定、分解、排序、输出形成一种思维习惯； 时刻关注客户的需求，换位思考，并以客户的行动作为工作结束的尺度； 把系统的方法用到实践中成为自己行业中的专家，提出有价值的建议，看见需求方改进。 谢谢参与！ 欢迎您提出建设性意见 本周案例实践： 背景： 员工日常纪律卫生检查是公司每个员工应该遵守的一项纪律，定期检查是保证公司正常办公秩序的手段。但目前许多部门对卫生纪