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采购与付款流程制度　珠三角采购网 一、目的： 为加强规范公司采购与付款业务流程，加强采购相关业务的管理，保证公司资产的安全，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买原材料、各种设备、固定资产等所有采购与付款。 三、采购流程：1.采购计划、方案的编制与审定。 1.1采购计划的编制与审定。需用单位根据生产经营需要，提出物料需用申请即填写《采购计划表》，经需用单位领导审定签字后，仓储或有关部门平衡库存后由供应科制定采购计划报分管经理审定。 1.2 采购方案的编制与审定。供应科根据采购计划编制采购方案，经部门负责人签字后报相关领导审定。采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。 2.供应商的选择与价格确定 2.1 供应商资源及价格信息管理。供应科应在现有供应商网络基础上建立健全本企业的供应商网络，定期考评列入名单的供应商资信及履约情况，根据考评结果调整供应商名单。供应商名单的确定与调整应经分管经理审定。??? 供应科应建立物资价格数据库，及时收集相关物资的价格信息，定期发布物资采购的指导价格和参考价格，作为物资采购的主要依据。 2.2 供应商的选择与价格确定。由企业自行组织采购的，供应科应根据审定的采购方案，通过招标、询比价等方式确定供应商与价格，原则上供应商应在确定的供应商网络名单中选择，价格不得突破公司发布的采购指导价。??? 通过招标方式采购的，应按照《招标管理制度》执行，对大宗、批量、重要及特殊物资的采购原则上应采取招标方式采购；??? 通过询比价等非招标方式采购的，供应科应坚持货比三家、比质比价的原则。需要谈判的，应组织相关部门就价格、要求等进行谈判，经审核后报分管副总审定。 3.合同签订与管理 3.1 合同审核与签订。大宗、批量或重要的物资采购必须签订采购合同。合同由供应科拟订，经财务、技术、生产等部门审核后报相关领导签署合同。 3.2 供应人员的变更备案与管理。供应科应及时掌握供应商相关人员的变动情况，并将供应商相关人员的变动情况及时通知相关部门。 3.3 合同变更。采购合同需要变更时，供应科应会同财务、技术、生产等部门按原合同审签程序办理。 3.4 合同管理。合同管理部门应将生效的合同统一连续编号，并将与合同相关的文件资料一并整理存档，妥善管理。 3.5 跟踪合同执行。供应科、技术及使用单位应对长周期的重要设备和材料编制监造大纲，签订协议，落实责任，实行过程监控。应按照采购合同确定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运措施，监督合同按期执行。 4.物资验收入库 4.1 物资验收与入库。所有采购物资（含直达现场物资）均应办理入库手续。采购物资到货后，仓库应组织采购、质检等部门对到货物资进行检验清点，质检科出具检验报告，仓库依据检验合格的报告办理入库手续，编制入库单，登记库存明细胀。对检验不合格的物资，仓库应拒绝办理入库手续 4.2 退货、索赔与折让。供应科应对不合格物资要求供应商及时更换或整改，或提出退货、索赔或折让方案，报经相关领导按审批后办理。 5.采购付款与往来核对 5.1 物资采购核算。财会科依据采购合同、入库单、发票等资料及时作账务处理。对已入库未取得购货发票的物资，财会部门应于月末暂估入账。 5.2 采购款的支付。采购款的支付由供应科根据采购合同及到货情况提出申请，填制付款申请单，附齐相关单据，经采购等部门负责人及公司经理审核签字后送财务科，财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续。 5.3 采购往来款的核对。财会科应每月与供应科核对往来款项，并会同供应科定期与供应商核对往来款项，发现差异应及时查明原因纠正，重大问题应向有关领导报告。 6.分析与考核 6.1 分析。供应科应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析，并向企业有关会议报告。 6.2 考核。企业应建立与采购相关的考核办法，定期对采购管理情况进行考核。 四、财务处理： 1.应付账款的确认的条件： 1.1应付账款确认原则： 1.1.1货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方； 1.1.2需要在约定时间内偿付给供应商; 1.1.3金额能够可靠地计量； 1.2具体业务财务应付账款确认条件： 采购定单、收货单（公司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定的时点和条件开具）。 2.供应商发票入账的流程: 核对企业的采购定单或合同，供应商开具的发票，主要核对数量和价格是否相符。(对于国外进口还要核对报关单) 五、特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定 1、发生退回或折让是指因质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导审