管理制度20040521修改.docVIP

关于文件起草及 文书处理有关规定 一、文件拟稿、签发规定 文件拟稿要坚持一事一报（除综合性总结、报告计划外）。文件所拟内容，要简明扼要。语言要准确、简洁，文理要通顺。正确拟定文件的标题，主送、抄送机关；注明年、月、日。要使用统一规格拟稿纸，不准用圆珠笔签字。以馆名义发出的一般文件，由部门负责人审核后，送分管馆领导签发；重要文件需经馆长签发。凡签发的文件，必须经办公室统一负责掌握。签发文件应署姓名、年、月、日。 二、缮印、校对文件要求 文件签发后，由办公室统一编号，交付缮印。 文件起草部门负责校对。校对要仔细认真，特别不能发生政治性错误。如发现原稿有错、漏或不妥之处，应请核稿或签发同志考虑修改。经校对无误再盖章。凡重要文件、公函、信件所用公章，一律进行登记。 三、收发文登记手续要求 收进的文件，除无保存价值的便条、便信、通知外，一般都应进行登记，以利于文件的统计、办理、保管、查找和保密。 凡领导同志亲收的文件或参加上、下级会议带回来的文件，也应补办登记。 四、文件批办、催办手续 文件经过登记后，除规定不要送批的文件外，可以直接分发到有关部门。需批办的文件贴上批办单，及时交负责人批办。 文件送交承办部门或承办人后，处理文件的人员要按领导批示精神，及时督促检查文件办理的情况，不仅要管分发，而且要管办理。 五、借阅和清退手续 按规定范围借阅文件时，要办理借阅手续，并定时交回。按发文机关和要求，及时办理文件清退手续。清退和处理文件，都要有据可查。 六、会议、电话记录的规定 重要会议应指定专人在专用记录本上进行记录。要把会议时间、地点、到会人员、会议主持人、会议内容和每个人的发言以及会议记录人等记录清楚，不可只记综合性的概念和简单的结论。 运用电话发出或收到的重要通知、指示和报告等，应与文件同等对待。 印鉴管理、使用制度 一、办公室保管；各部门印鉴由各部门指定专人负责保管。要严格加强管理，如发生问题要立即报告，认真追查，严肃处理。 二、凡属没有留存的文件和材料需要加盖印章的，要先在用印鉴登记薄上填定清楚，经馆或部门负责人签字后盖章；各部门年终所留存材料交办公室存档，以供查阅。 三、凡是用馆印章的都要经馆领导批准；用部门印章的需经部门负责人批准。各部门的印章，只限于本部门业务范围内使用；属于业务范围以外的一律到办公室办理盖章手续。 四、各部门在市内联系工作不得带空白介绍信。外出公差需带空白介绍信者，须经馆领导批准，并履行空白介绍信登记手续。出差返回后，要及时向办公室书面说明介绍信的使用情况，未用的应及时交回。 五、如属工作急需用馆印，而领导不在时，应先向馆领导电话报告并征得同意，可视具体情况，予以用印。但事后一定要补上签批手续。 六、电教馆钢印只限于印制全馆工作证等专门使用，由办公室管理。馆党支部、馆工会印章等印章支部、工会负责管理。 七、为保守机密和安全，所有公用印鉴不得私自带出办公室。 关于文书材料 归档范围、质量要求的规定 为保证归档文件的齐全完整，提高案卷质量，更好地为本馆工作服务，根据上级档案部门关于机关文书立卷归档工作的规定，特对我馆文件材料归档范围和质量要求作如下规定： 一、归档范围 1、上级党政领导机关颁发的针对本=工作职责的指示、通知、通报等。 2、本单位召开的重要会议和参加上级机关召开的专业会议带回的需长期保存的重要文件。 3、本馆印发的各种文件、规定、通知、通报。 4、本馆的请示报告和上级的批复。 5、本馆办公会议记录。 6、本馆与外单位签定的合同书、协议书等凭证材料。 7、本馆及各部（室）年度（季度、月份）工作计划和总结，长远规划及专项工作、活动的报告、计划、总结。 8、本馆负责收集、汇总的各种年、季度业务统计报表。 9、本馆的机构设置、启用印章、人员编制、干部任免、职称晋升、人员处理、调整工资、退休离休等报告、批复、决定、通报以及人员调动的行政组织关系、档案转递、工资转移、介绍信存根。 10、本馆工作条例、规章制度、职工花名册、大事记、组织机构沿革及重要活动照片、底片。 11、财务工作档案。 12、本馆制作的新闻、专题底稿和专业技术档案。 二、归档文件的质量要求 1、应归档的文件材料力求收集齐全完整，保持文件自然形成规律和内在联系，反映工作历史面貌，做到不遗漏、不短缺。归档文件应有正文、附件；需要办理的文件应有结果；发文应有定稿、印本（主要文件应有历次修改稿），请示应有批复；电话或口头答复应有文字记录。 2、在收集的文件中，要对铅笔、圆珠笔、红墨水笔、复写纸书写的文件及时复制。书写格式要正规，字迹清晰、整洁；纸张平整，不得折叠、缺损。 3、文件作者、形成时间等项目要填写齐全，签发手续完备。 三、起草文件要用拟稿纸，不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水笔书写，字迹清楚、整齐。 1、馆领导批改文件、签发