荆州市宏居装饰前台接待工作规范细则_精品.docVIP

荆州市宏居装饰设计工程有限公司 前台文员接待工作规范细则 行政部制作 2011年10月 目录 前言……………………………………………………………….3 岗位职责………………………………………………………….4 隶属关系………………………………………………………….4 具体要求………………………………………………………….4 仪容仪表………………………………………………………….6 礼仪礼貌…………………………………………………… ……7 总 结………………………………………………………….8 一、前言 公司前台作为公司涉外窗口，须经常性与客户接触，相当于公司对外的名片，前台接待对外直接代表企业形象和服务质量。有鉴于此，特制定前台接待工作规范细则，对前台接待工作进行细化、具体化。以便前台明确所在岗位职责范围。 二、岗位职责 1、负责进入公司办公场所的来客的接待、登记、导引，对无关人员、上门推销和无理取闹者，自行简单处理或协助有关人员处理。2、负责公司邮件、包裹、报纸的收发与转交。3、负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。定期维护、保养电话机。4、保持前台环境及接待区相关区域清洁。5、安排公司招聘工作及处理公司一般事务。 6、负责报刊订阅及邮件分发管理。 7、月终公司员工考勤整理及简单处理等 8、协助来访客人的接待、公司会议后勤工作。 三、隶属关系： 直接领导：行政部经理 下属： 无 四、工作具体要求： 岗位职责1： 为公司来客设立登记表，所有来公司人员均须咨询登记，（老板的熟人朋友或施工部人员可免登记）。登记表上注明来访人姓名、电话、地址、公司服务情况等相关信息。 上班时间必须在岗。即早上8:30至早上12:00、下午1:30至下午6:00。如因公务需外出，经直接领导批准可离岗。外出期间，由直接领导安排前台接待人员，必须保证前台无空岗。如无法安排人员，前台接待人员不得外出。私事不得离岗。 公司有来访客人，来客行至门前三米以内，前台接待必须起身为其开门并微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座，为客人倒水。并询问客人相关信息，并将信息反馈给设计人员或相关人员。 来客提出个人要求时，前台接待必须认真聆听，有必要时做好笔记，并将信息反馈给设计人员。 来客提出要找公司员工时，前台接待应先问对方姓名及找员工的原由，如是业主，先请对方坐下并为客人倒水，然后确认该员工是否在公司；如是员工朋友，可直接请其稍等，并请员工到前台会面。（全程必须保持微笑） 客人离开时，应微笑致意，“慢走”。 岗位职责2： 负责收取所有公司来往邮件、包裹、报纸、资料，并交相关人员。 岗位职责3: 铃响三声内接听，如超过三声后接起电话，则应说“您好，宏居装饰，不好意思，刚才有事走开了，请问有什么可以帮到您？” 接听电话时用规范的语气说：“您好，宏居装饰！”或“您好，宏居！” 来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。 接电话时必须注意礼仪，语速平和，保持自然、得体、大方的形象，身体不得倾斜，不得嘴里吃东西，不得前仰后合。说话时控制音调，不得过于吵闹。 接电话尽量长话短说，如遇客人投诉电话，需安排客人情绪的，应耐心安抚。私人电话不要超过三分钟。 接电话不得先于来电人挂机。（私人电话除外）。 岗位职责4： 前台包括整个前台及附属三张办公椅必须保持整洁、干净，无灰尘、无污渍。 除公司宣传单、个人茶杯、台历、盆花外，不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。不得在前台吃食物。 前台只能由接持人员坐，其他人员不得进入前台就座。公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨可进入前台，但不得超过十分钟。需超过十分钟的，应改在其他办公区域进行。 做好前台的清洁工作。 岗位职责5： 日常工作以前台接待为主，打印工作为辅。协助相关人员处理文件并进行打印。 必须掌握打印机的使用方法，当领导需要配合打印时，能帮忙打印。 会用word处理文件、excel制表及运用简单的公式。 岗位职责6 公司需进行培训、或召开会议时，须提早通知与会人士，并协助做好一切准备工作。包括会议签到、安排桌椅等。如有客人到访，除为其做好准备工作外，还需负责倒水、加水等接待工作。 五、仪容仪表要求 公司订制制服的，须穿着制服上班。无订做制服时，须穿职业装，即套装上班。保持清洁卫生整齐 不得穿露背装、超短裙、吊带等非正规衣服上班。不得穿拖鞋或类似拖鞋的皮凉鞋上班。 头发必须梳理整齐；不得披头散发。 保持口齿清新自然无异味。 上班期间可化淡妆，但不得在前台化妆。 保持良好的站、坐、走姿。站时须挺胸收腹沉肩。坐时不得前仰后靠，不得摇头晃脑，东张西望。 在客人面前，不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懒腰、唱歌、哼小调、化妆。 六、礼貌礼节? 1、接待宾客