采购概述.docVIP

一、采购与采购管理的概念 一般来讲，采购是指个人或者组织为生产、消费等目的购买商品或劳务的行为。根据人们取得商品方式与途径的不同，采购可以从狭义与广义两方面来理解。 狭义的采购指的就是买东西，扩展开来就是企业根据需求提出采购计划、审核计划、选好供应商、经过商务谈判确定价格、交货及相关条件，最终签订合同并按要求收货付款的过程。 广义的采购有两种视角：一是除了购买物品以外，加强对供应商的管理并建立长期的合作伙伴关系，从而适应供应链管理的需要；二是指除了以购买的方式获得物品之外，还可以通过其他的途径取得物品的使用权，来达到满足需求的目的，常见的途径如下。 1．租赁 租赁即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权，使用完毕或租期满后将物品归还给物主的一种非永久性的行为。常见的企业生产经营中所租赁的物品有厂房、车辆、生产设备、仪器、办公用品等。 2．借贷 借贷即一方以无须支付任何代价的方式取得他人的物品的使用权，使用完毕，仅返还原物品。这种无偿借用他人物品的方式，通常是基于借贷双方的情谊与密切关系，特别是借方的信用。 3．交换 交货即以物易物的方式取得物品的所有权及使用权，但是并没有直接支付物品的全部价款。换句话说，当双方交换价值相等时，不需要以金钱补偿对方；当交换价值不等时，仅由一方补偿差额给对方，如生产物料的交换、机器设备的交换等。 4．外包 外包是企业将一些与企业核心业务关联性不强的业务外包给别的专业公司，以取得专业优势，从而降低成本的一种新型采购方式。这种方式的优势非常明显，能有效地减少资金的占用率，化解投入大量资金建设生产线所引起的高额投资风险；可以大大缩短产品获利周期；有利于提高企业的核心的竞争力。 为保证企业采购目标的实现，必须对采购活动进行必要的计划、组织、协调与控制，这就是采购管理。采购管理是企业为达到战略目标而获取供应商的商品和资源的一系列管理活动。 采购和采购管理是两个不同的概念。采购是一项具体的业务活动，是作业活动，一般由采购员承担具体的采购任务。采购管理是企业管理系统的一个重要子系统，是企业战略管理的重要组成部分，一般由企业的中高层管理人员承担。企业采购管理的目的是为了保证供应，满足生产经营需要，既包括对采购活动的管理，也包括对采购人员和采购资金的管理等。一般情况下，有采购就必然有采购管理。但是，不同的采购活动，由于其采购环境、采购的数量、品种、规格的不同，管理过程的复杂程度也不同。 二、采 购 流 程 对于基本的流程而言，每个企业都大同小异。现将美国采购学者威斯汀所主张的采购作业的一般流程介绍如下。 1．确认需求 任何采购都来源于企业中某个部门的确切需求，这些需求通常以采购申请的形式提出，经批准后执行，采购申请可以来自于生产或使用部门，可以来自销售或广告部门，也可以来自实验室。也就是说在采购之前，应先确定买哪些物料、买多少、何时买、由谁决定买等。 2．需求说明 如果采购部门不了解使用部门到底需要些什么，采购部门不可能进行采购。出于这个目的，就必然要对需要采购的商品或服务有一个准确的描述。确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以明确说明，以便使来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。 3．选择可能的供应来源 供应商选择是采购过程中一个重要的环节，它涉及高质量供应来源的确定。主要工作如下：根据需求说明，寻找合适的供应商；在原有供应商中选择绩效良好的厂商；确定和某个供应商进行大量业务往来所需要的一系列标准等。通常采购方对供应商能否满足自己的质量、数量、交付、价格、服务目标等的观察将支配决策结果。 4．适宜价格的决定 决定可能的供应商后，进行价格谈判，以决定合适的价格。采购者必须很好地掌握各种定价的方法，了解各种方法的适用时机，并能够利用技巧取得满意的支付价格。 5．订单安排 价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明。任何实用的采购订单所必备的要素有序列编号、发单日期、运输要求、价格、支付条款，以及其他对订单有约束的条件。订单只有在供应商接受以后才能构成一项合同。 6．订单追踪与收货 签约订货之后，为使销售厂商如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商按规定交运，并予以严格检验入库。 7．核对发票 厂商交货验收合格后，随即开具发票。要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对无误后，财务部门才能办理付款。 8．不符与退货处理 凡厂商所交货品与合约规定不符致使验收不合格者，应依据合同规定退货，并立即办理重购。 9．结案 无论是验收合格付款，还是验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高级管理层并核阅批示，予以结案。 10．记录与档案维护 凡经结案批示后的采购案件，应