档案管理与办公自动化新.doc

铜陵学院公共管理系 TONGLING XUEYUAN GONGGONG GUANLI XI 第四届团总支学生会 档案管理及办公自动化 课 程 讲 义 二〇一一年十二月 目录 一、铜陵学院公共管理系学生会文档格式要求 3 二、关于公共管理系学生会红头文件模板的几点说明 5 三、铜陵学院公共管理系红头文件模板简介 6 四、活动策划、总结的格式（基本） 7 五、怎么用word制作表格？ 11 六、制作Excel表格简易教程 19 主讲人：车莹 一、铜陵学院公共管理系学生会文档格式要求 一、字体规范： 1．大标题：华文中宋、小二号字体、加粗，居中； 2.副标题：宋体、三号字体、加粗，中间靠右； 3.小标题：宋体、四号字体、加粗，左边对齐； 4.文章内容：宋体。四号字体； 5.落款：宋体、四号字体，尽量向右边靠。 二、内容格式： 1.注意文章要合理分段，段落设置缩进量，特殊格式首行缩进2字符，段前段后、缩进左侧右侧都是“0”（默认是0，不用更改） 1.小标题前的数字统一用一、二、三等填写； 2.每个小标题中的要点用1、2、3等填写； 3.要点中的要点用（1）、（2）、（3）等填写； 4.一、二、三、后统一使用中文中的顿号“、”，阿拉伯数字后统一用英文中的句号“.”， （1）、（2）、（3）后一律不加符号； 5.每个同类要点后统一使用“；”，最后要点用“。”表示； 6. 注意要点中的内容如果两行或两行以上则，第一行以下的每行与第一行对齐； 7.注意落款时注意使用全称，例： “铜陵学院公共管理系学生会”、“公共管理系学生会办公室”、“公共管理系系10社保班”等，时间要求统一写法即“二〇一〇年十一月十七日”； 8.请一律使用带有公管系学生会页眉的文档格式。若文件有封面，放在文档首页，可在页面设置-版式-页眉与页脚中，将首页不同前的复选框选中。 9.次文档格式要求针对于活动策划、总结、新闻稿，以及部门章程、岗位职责、工作说明书等，活动通知不用此格式。另外，对于文件中的附件不作要求。 10.在上述基础上，尽量节约用纸，不可出现只有落款单独使用一张纸的现象。 二、关于公共管理系学生会红头文件模板的几点说明 1．文号：留出空白，上传电子文档后由学生会办公室确定具体文号。 2．标题：字体为黑体，字号为小二号。 3.小标题：字体问宋体，字号为四号，加粗。 4．正文：字体为仿宋_GB2312，下行文（平行文）字号为四号，上行文字号为三号。 5.附件：标题用四号黑体，段落标题用小四号黑体。文字用五号宋体。 6．正文行距：固定值22磅（撰稿人可视具体情况作微调）；附件行距：单倍行距。 7．文号所在行的位置和标题所在行的位置已事先设好，须固定，不能移动。 8．上行文必须留下联系人姓名及联系方式。 9．主题词格式为：单位+关键字+文种。 10.通知末尾处时间需加学生会公章，图片格式为衬于文字下方。 11.具体请参加铜陵学院公共管理系系学发〔2011〕27号文件。（关于开展学生会工作“制度化、规范化、责任化”创建活动的通知） 三、铜陵学院公共管理系红头文件模板简介 此模板用于公共管理系学生会活动通知。各部门发活动通知前，需先在办公室通知登记表上登记，确定编号后，再用此模板拟定通知。 1.使用此模板前，请打开，工具—选项—视图—隐藏文字。这样可以看到套打时被隐藏的文字  2.红头中，可以自行改成自己单位的名称。 3.如果需要调整红头或下面的横线的位置，请在上方加空行或删除空行进行调整。 4.此模板中，有部分窗体域，主要用于占位提示，直接点击输入即可，不必删除。 5.此模板中，默认是加上页码的，因为编辑多页的文件的机率大一些，且删除页码比插入页码简单快捷。 6.此模板中，正文默认使用的是宋体 7.自行调整后，请记得保存成模板文档，一劳永逸。 8.关闭文档的缩略图预览，文件体积将变得较小，但比较不方便查找。 这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述具体项目有：基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析（SWOT分析），将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义都应该明确写出。根据活动的具体内容影响及意义拟定能够全面概括活动的此部分需明示要实现的目标及重点（目标选择需要满足重要性、可行性、时效性）。作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解。对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列。另外，人员的组