工程物资采购控制程序.docVIP

前 言 为规范公司工程物资采购流程，确保工程物资采购质量满足要求，合理控制采购成本，特编制本程序。本程序是在对第1版《工程物资采购控制程序》进行修订，主要对物资采购级别和权限进行修改，同时结合公司机构变化，对部门职能进行调整。自第2版发布代替第1版。 本程序第1版主要起草人：徐君芬 本程序第2版主要修订人：徐君芬 本程序会审人：滕先梁、俞春芳、朱文杰、许虹 本程序批准人： 沈银根 本程序于2005年1月25日发布，发布之日起实施。 本程序由公司经营管理部负责解释 工程物资采购控制程序 范围 本程序适用于公司业务范围工程物资采购，包括所有设备、装置性材料、消耗性材料的采购工作（不包括固定资产、小型机工具采购）。 职责 2.1 公司经营管理部是物资采购工作的归口管理部门，组织物资采购的招标工作和合同谈判、合同签订工作；指导、监督和管理项目三级物资采购；负责二级物资询价信息的发布和收集；收集、建立价格信息和采购资料档案。 2.2 项目机材室是项目物资采购工作的主管部门，负责提出物资采购申请，负责三级物资的采购并组织所有物资的进货验证、接收等工作。 2.3 公司财务部负责复核采购数量、采购价格，支付采购货款。 2.4 工程管理部负责对工程物资采购的技术信息进行审核。 程序 采购物资的重要性划分 3.1.1 根据采购物资对工程重要性的影响程度，将其分为：关键类（A类）、重要类（B类）和一般类（C类）。物资重要等级分类一览表见附录A。 3.1.2 针对不同重要等级的物资的采购，进行不同的控制。对于关键类、重要类物资，应在合格供方名录中采购。 当发生以下情况时，允许在非合格供方名录内采购，但应填写《特殊情况采购申请表》经公司相关部门审核、公司主管经理批准。 a 顾客指定供方（顾客签字确认）。 b 合格供方中无提供该类产品。 c 合格供方数量不能满足招标最低数量限度。 采购的实施 3.2.1 物质采购的过程控制见下页流程图图1。 图1 工程物资采购控制流程图 3.2.2 物质采购类别、审批权限及采购方式 物资采购按一次采购所需资金大小，分为一级采购、二级采购、三级采购，具体采购金额、审批权限及采购方式见下表： 采购类别、方式及审批权限一览表 采购类别 一次性合同订货采购（加工）金额 审批权限 采购方式 一级采购 50万元(含)以上 审核：经营管理部经理 批准：公司主管经理 招（议）标 二级采购 50万元以下，5万元（含）以上 审核：经营管理部经理 批准：公司主管经理 由经营管理部负责采购或由经营管理部委托项目采购。 采购方式：按询价管理办法执行。 采购合同统一由公司经营管理部负责办理签订。 三级采购 5万元以下 审核：项目技术负责 批准：项目经理 市场询价方式 3.2.3 物资采购信息 3.2.3.1 安装项目按工程类别（可细分为单位工程、分部工程或分项工程）由技术人员根据设计图纸或设计变更通知单填写“限额领料手册”一式二份，由项目经营、财务、机材等部门审核，经项目技术负责人批准后一份交项目机材室，一份留施工班组作为领料依据。限额领料手册的内容一般应包括：物资名称（钢材注明国家或国际标准）、规格、型号、等级、技术条件等。 3.2.3.2 检修项目由技术人员对所需物资提出采购申请，并报项目机材室。 3.2.3.3 项目机材室对所需物资根据4.2.2采购类别进行分级汇总，其中一、二级由项目机材室填写“材料申请采购单”（当此单所填项目不足以表明物资的质量要求时，必须编写补充文件。）经项目技术负责人审核、项目经理批准后送公司经营管理部进行分级采购；三级由项目部填写“物资采购（加工）审批表”经项目技术负责人审核、项目经理批准后实施采购。 3.2.4 采购合同的签定 公司总经理负责与合格供方签订采购合同。采购合同的内容一般应包括： a) 物资的名称、型号规格、技术条件、质量要求、数量、验收的安排、交付时间和方法、价格、付款方式、违约责任等要求等； b) 对供方在提供物资时采用清洁、无污染、环保型的包装材料，对有油类等化学危险品的物资，应确保工艺质量，做到无渗透和滴漏的要求； c) 对于危险品、化学品，应提交安全技术规范（MSDS）的要求。 3.2.5 物资的验证、接收和监控 3.2.5.1 当公司或项目提出在供方的现场实施验证时，应在采购合同中对验证的安排和产品放行的方法作出规定。 3.2.5.2 当顾客提出在供方货源处或本公司（项目）的施工现场对供方提供的物资实施验证时，应在合同中对验证的安排和产品放行的方法作出规定。 3.2.5.3 物资的验证、接收可包括以下内容： a）接收所有的记录，如随行的说明书、图纸、产品合格证、质保书、检验或试验报告等； b）验证产品的外观质量、包装质量； c）验证产