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香港证券公司内部监控机制介绍 证券公司内部监控系统 一 般 來 說， “內 部 監 控” 指 有 關 業 務 為 著 就 下 列 事 宜 提 供 合 理 保 證 而 採 納 的 安 排 和 運 作 方 式： (a) 能 有 秩 序 及 具 效 率 地 經 營 業 務； (b) 保 障 該 業 務 及 其 客 戶 的 資 產； (c) 保 存 完 備 的 紀 錄， 以 及 確 保 該 業 務 內 部 所 使 用 的 和 對 外 公 布 的 財 務 和 其 他 資 料 都 是 可 靠 的； 及 (d) 遵 守 所 有 適 用 的 法 規 和 監 管 規 定。 內部監控制度的主要组成部分 I 管理及監督 II 責任及職能的劃分 III 人事及培訓 IV 資料管理 V 監察事宜 VI 審計事宜 VII 運作監控 VIII 風險管理 內部監控制度：管理及監督 目的 須 設 立、 以 文 件 記 錄 及 維 持 有 效 的 管 理 及 組 織 架 構， 以 確 保 業 務 運 作 得 以 健 全 地、 高 效 率 地 和 有 效 地 運 作。 監控指引 1. 管 理 層 應 對 該 公 司 的 運 作 承 擔 全 部 責 任 2. 公 司 內 部 應 有 定 期 和 有 效 的 溝 通 3. 公 司 內 部 的 匯 報 途 徑 應 清 楚 界 定， 以 及 監 督 和 匯 報 職 責 應 指 派 予 合 適 的 職 員 執 行 4. 應 清 楚 地 界 定 和 傳 達與 授 權 和 審 批 有 關 的 詳 細 政 策 和 程 序 5. 管 理 層 應 確 保 負 責 管 理 及 監 督 職 能 的 人 士， 均 具 備 合 適 資 格， 並 且 經 驗 豐 富 內部監控制度：管理及監督 管 理 層 ” 一 詞 可 包 括 該 公 司 的 董 事 局、 獨 資 經 營 者、 行 政 總 裁、 董 事 總 經 理 或 其 他 負 責 運 作 管 理 的 高 層 人 員 須 對 公 司 所 執 行 的 內 部 監 控 制 度 的 完 善程 度 和 效 用 負 上 最 終 的 責 任 建議的監控措施及程序:管理及監督 主要内容包括： 清楚界定员工所需遵守的相关法律，法规，及公司内部政策，行为守则 要求员工及时跟进法律，法规，公司政策，行为守则的更新 管理层的权限，以及关键岗位的职能范围 定期沟通安排，例如各职能部门定期提供运做报告， 有利益冲突， 或潜在利益冲突的业务部门，职能岗位的分开 內部監控制度：責任及職能的劃分 目 的 主 要 的 責 任 及 職 能 須 適 當 地 予 以 劃 分， 特 別 是 當 某 些 責 任 及 職 能 若 由 同 一 人 執 行 時， 可 能 會 導 致 未 有 察 覺 的 錯 誤， 或 容 易 為 違 規 者 有 機 可 乘， 致 令 公 司 或 客 戶 蒙 受 不 適 當 的 風 險。 監 控 指 引 1. 管 理 層 應 確 保 政 策 的 制 定、 監 督 及 其 他 內 部 覆 核， 或 諮 詢 職 能 等 責 任， 均 有 效 地 與 前 線 業 務 的 運 作 分 立。 2. 運 作 職 能 ( 包 括 但 不 限 於 銷 售、 交 易、 會 計 及 交 收 等 職 能 ) 應 有 效 地 加 以 劃 分。 確 保 在 可 能 存 在 利 益 衝 突 的 情 況 時， 銷 售 及 交 易 均 與 研 究 的 職 能 分 立。 在 切 實 可 行 的 情 況 下， 研 究 與 公 司 財 務 的 職 能 也 應 劃 分， 以 維 持 研 究 職 能 的 客 觀 性。 3. 應 確 保 監 察 及 內 部 審 計 的 職 能 得 以 有 效 地 劃 分， 並 獨 立 於 運 作 及 有 關 的 監 督 職 能 之 外， 以 便 直 接 向 管 理 層 匯 報。 建議的監控措施及程序:責任及職能的劃分 主要内容可包括： 内部稽核相对与其他部门的独立性 公司财务与研究部门的中国墙设定 自营盘与客户盘的分开 交收部门与会计部门的职能分开 內部監控制度：人事及培訓 目的 為 確 保 公 司 的 運 作 和 內 部 監 控 政 策 和 程 序， 及 公 司 本 身 和 其 僱 員 須 遵 守 的 法 律 與 監 管 規 定 在 入 職 時 及 其 後 持 續 地 獲 得 遵 守， 公 司 須 在 充 分 考 慮 培 訓 需 要 後， 制 定 適 當 的 招 聘 及 培 訓 政 策。 監控指引 1 . 管 理 層 應 實 施 適 當 的 程 序， 以