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會議現場管理 真理大學麻豆校區 餐旅管理學系 林純鈺 最近消息 高雄籌組國際志工團體 文化會展業風生水起 會展外交 台灣成功出擊 /watch?v=jcngcgThYfUfeature=youtube_gdata 天津服裝秀 /news/message_pressRelease.action?id=bc7b84a62c498b74012c4d4d72ff0004menuId=S001_02_01_01 Meet Taiwan的新聞中心 會議中各項管理工作 註冊與報到 場地管理 議程與設備管理 餐飲管理 會議接待 意外與危機事件處理 註冊與報到 三個月前報名優惠最大 期限內報名的人數大約在總人數的60%. 報名表內容項目包含:1.報名方式2.報名者身分3.收費方式與退費方式4.住宿資訊5.特殊要求 報到區規劃:1.”報到區”字樣要清楚2.報到區分為國外,國內,現場,貴賓,記者,旅遊台,服務台…3.多櫃台同步作業 報到流程 會場與住宿同飯店時 會場與住宿不同地點 事前報名者報到 現場報名者處理程序 其他與會者報到 服務櫃台設置 公告牌 工作人員的服務禮儀 人力規劃 服裝儀容 服務態度 專業修養 會議場地管理1 會議秘書處: 距離會議不太遠的適當房間, 具有一般行政辦公司裡的所有設備, 空間要大一點,需放置會議文書資料手冊與禮品佈置等材料, 不可唱空城,聯絡事務,接待講員等等重要工作. 會議場地管理2 會議場地控管: 有會議室,用餐區,休息室,貴賓室,記者室等等空間 視聽設備,噪音干擾等應事先了解情況. 桌椅座位安排,會展區域規劃 安全問題最重要,動線淨空,會場警衛發揮保全功能,監視設備放置適當地點 議程管理 時間控管 主持人與演講者準時出席與溝通 預演安排,所有人員都要了解議程並配合 設備管理 設備包跨:桌椅,布簾,隔板,窗簾,指示牌,視聽設備,燈光,音響,溫度設備… 設備影響氣氛 標示影響品味 坐次的安排:劇院型,教室型,U字型 講台的佈置:1.主題標示2.國旗位置 3.盆栽 視聽,燈光,溫度,講台,舞台,舞池,網路,無障礙設備… 會議接待 會議及住宿場地接待 主辦會議單位接待 機場接送接待 媒體接待 意外事件處理原則 預防勝於治療 保持危機意識 組成危機小組 媒體建立良好溝通關係與管道 了解真相,承認缺失 當機立斷,迅速處理 化危機為轉機 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *