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办公自动化 第1章 利用“模板”规范日常文档 本章重点： 用不同的软件模板，快速创建规范化文档。 在各类文档中整合信息，建立文档的关联。 将待统一风格的文档制作为自己或共享的模板。 1 快速制作规范文档的技巧 目的：认识模板的作用，学习用不同软件模板创建规范化文档的方法。 重点：掌握用模板创建文档的技巧 内容：用Word模板创建规范化的报告 用Excel模板创建职业化的表格 用PowerPoint模板创建专业化 的演示文稿 模板的作用 日常办公中，对于有些有规律的文档，如日常的公文具有相对固定的格式、某些管理过程的统计工作存在一些相对固定的计算方法、演讲活动通常针对一定相对固定结构和内容的专题，通过“模板”功能可解除上述低效率劳动的重复性。 模板的作用（续） 模板的作用在于简化办公活动中各项具体工作的操作过程。 简单的说，模板的作用就是为了在保证工作质量的前提下，提高工作效率。 模板的结构 本教材涉及的模板，通常指含有固定格式的电子文档。 操作演示 基于Word软件“典雅型报告”模板快速创建一份营销计划报告。 利用Office其他两个软件Excel和PowerPoint的模板快速制作精美的财务报表以及演示文稿。 2 在不同类型文档中整合资料的技巧 目的：认识办公类文档类型的多样性，学习在不同类型的文档中进行信息综合处理的方法。 重点：掌握不同类型文档之间使用信息的技巧。 内容：在不同类型的文档中快速查找信息 灵活运用Office剪切板功能 巧用Office XP提供的智能标记 信息的查询与处理 搜索（XP新功能）：通过输入的关键词，可在全文或者指定的文件夹中查找。 剪贴板（XP改进功能）：可同时容纳24个对象，用法与老版本同。 多个窗口之间的切换快捷键? 智能标记（XP新功能）：粘贴选择，保持原格式、与当前格式匹配等。 信息的汇整处理 将Excel数据导入Word文档，并整合于Word文档中。 演示另一种方法：多窗口之间拖拉操作。 链接粘贴可实时更新数据 将Word文档内容送至PowerPoint，生成演讲稿。 超级链接：实现在多个文档中跳转阅读。 3 建立我的模板并与他人共享 目的：认识模板文档的共用性，学习创建可以重复使用的各类模板文件 重点：掌握模板文档的制作方法 内容：模板类文档的特点及组成部分 创建模板的方法 使模板共享工作组成员 制作模板的好处 如果需要制作相同类型的文档，且要求文体风格统一，最常用的方法就是在旧文稿的基础上进行修改内容，但必须进行更名保存，以免覆盖原文。 为避免经常性地从事简单劳动，可将此类文档固化为个性化模板。从而只需通过填空的方式，即可快速制作规范化的文档。 制作模板 可在一份原有的、规范的文档基础上进行。 第一步，查看该文稿抬头与落款，包括文字和图片等。 第二步，规范各段落格式，可通过“样式”框处理。 第三步，删除该文稿中的变量内容。 制作模板（续） 第四步，保存。注意选择保存类型为“文档模板”。 自建模板的使用 本地模板：在“模板”中的“常用”选项卡中可见到自建模板，使用方法与第一节中利用模板创建文档一样。 共享模板：可在工作组中共享。通过在“工具”菜单下“选项”命令设置。 上机练习 教材P34 1 、3 《习题精解》手册习题1：使用模板提高工作效率。 * * 一、文档中相对固定内容，包括文字、图形、表格甚至样式等。 二、文稿中每次输入过程的变换内容。 对于模板文档而言，为保证数据的安全性，通常都会对工作表进行保护设置。如果需要对表格内容进行修改，必须进行解除保护状态。