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第3章 用Office实现理财管理 本章重点： 创建电子表格的规则和技巧 用公式或函数处理数据并跟踪计算结果 表格数据的引用和编辑技巧 表格信息的修饰和预警提示 表格数据的挖掘和透视分析 表格信息的网络发布和统计 1 建立个人存款记账表 目的：认识电子表格在试算、组织与分析数据方面的功能。 重点：掌握表格创建、使用与共享的基本方法 内容：创建表格与数据处理规则 设置公式并监控数据的准确性 完成一个表格创建的全过程 建表规则 原则上都将记账表中的待管理信息设置于表格顶部的第一行位置，形成“上表头”内容。 通常表格主体结构应从第三行输入，前面预留标题及其他信息输入行。 建表要求 完成表头信息输入后，为清晰显示表格的结构，最好对表格区域进行简单修饰。 添加表格的格线 设置表头区背景颜色 示例 填写基础数据—输入规则和方法 数据管理规则：数据居右对齐，文本居左对齐。 以文本形式存储的数字，输入时应首先输入英文字符“’”，否则系统默认为数字。 输入分数时，先输入“0”，再输入一个空格，然后在输入分数。否则将默视为日期输入。 输入规则 输入日期时，年月日之间的分割符应手工输入，如“-”或“/”，输入年份值，注意用四位值输入，以免产生计算失误。 不论输入哪种分割符，单元格默认状态均显示“-”分割符。 含有计算关系的数据，不应手工输入，以保证准确性。 设置表格运算关系 一旦在表格结构中输入了基础（原始）数据后，就可以处理那些待加工的数据了。 通过公式创建与原始数据相关的计算数据，并以此表现其中的运算关系。 1）使用‘=’引入现存数据 将现存数据直接引入的数据调用法，可以避免手工重复性输入数据可能产生的失误，并提供数据的跟踪路径，是提高数据管理效率的一种有效方法。 2）普通公式的设置方法 设置公式时，尽量使用单元格地址制作公式，避免直接用数据设置公式，目的在于跟踪。 3）公式复制 通过“填充柄”快速建立相同的公式，避免重复创建过程容易产生的错误。 4）函数计算法 可以通过函数来处理表格运算关系 还可以利用函数处理带条件的公式 条件函数IF 完成表格的创建工作 完成表格创建还需要一组相关辅助工作，这些工作看起来不起眼，但却是制表过程中不可缺少的一个重要环节。 填写表格辅助信息（包括标题、落款等） 对特殊工作对象命名（包括重要的单元格、区域、工作表及保存时的文件命名等） 完善表格辅助工作 输入制表日期等。 按住“Ctrl”键，单击“：”键，即可键入当前日期。 为重要对象命名 通过名称快速确定编辑对象的位置 通过工具栏“名称”框为区域命名 通过工作表标签为工作表命名 2 表格数据的跟踪及内容修改技巧 目的：认识电子表格在修改编辑、数据跟踪方面的特点，通过案例学习相应综合处理方法 重点：掌握表格书记跟踪、常规编辑与修饰技巧 内容：表格数据的跟踪与错误检查 表格的结构编辑与智能标记使用技巧 修饰表格及预警信息的设置 数据跟踪常用方法 单击含有公式的单元格，通过“编辑”栏显示的公式直接跟踪。 优点：简单、直观 缺点：如果各取值单元格位置相距很远，则不利于直观跟踪。 在含有公式的单元格位置双击 优点：可将取值单元格彩色标记 缺点：同方法一 数据跟踪常用方法（续） 通过“工具”菜单下“审核”命令显示相关工具栏，通过一组控制按钮，查看某公式的取值数据源及后延数据位置等。 优点：监控信息量大 缺点：操作相对复杂 核查公式——“公式核查”工具栏 检查单元格内的公式状态，以保证计算结果的正确。 通过“公式核查”工具栏。 检查某一单元格中的公式“引用”和“从属”关系。 监视公式——（XP）新功能 表格的常用编辑和修饰 改变表格结构 插入 删除 工作表复制 快捷菜单方法 鼠标拖动法 设置数据的预警信息——条件格式 数据管理过程中，通常比较关心一些统计结果。如果该值低于某一额度，表示存在问题。这时便希望能够有所提示。 在Excel中，我们可以利用“条件格式”功能，对数据为管理者提供预警信息。 3 表格数据的多元化处理和外部信息共享 目的：认识表格数据的多元化应用状态，外部数据的特点及应用范围，学习数据的多元化处理、共享与同步及整合方法 重点：掌握表格共享的应用技巧 内容：在Excel的三维空间中实现数据共用 在Excel引入外部数据参与分析 将表格数据与外部数据进行同步 简单分析个人记账表信息 将不同来源的数据进行整合处理 数据管理的基本原则：现有数据务必不要二次输入。所以，对这类数据加以调用、整合，将成为数据处理的重要内容。 示例：将前面记账表中的“人民币记账表